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Comptabiliser les salaires et charges sociales

Comptabilisation salaire
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Les salaires et charges sociales sont comptabilisés en charges, dans des comptes 641 pour le salaire et ses accessoires et des comptes 645 pour les charges sociales.

En contrepartie, on trouvera des comptes 431 et 437 pour les charges sociales, le compte 4421 pour le prélèvement à la source dès 2019 et des comptes 421 pour le salaire net.

Comptabiliser les salaires et charges sociales ne peut se faire sans une connaissance des règles de base de la paie.

La comptabilisation des salaires peut se faire selon la méthode théorique en plusieurs étapes ou en combinant les écritures pour gagner du temps. Le solde des comptes de tiers sera le même.

Numéro de compte

Comptabilisation des salaires et charges salarialesMontant

Débit

CréditDébitCrédit

641

Salaires bruts15000¤

431

URSSAF part salariale2400¤

437

Retraite complémentaire part salariale

1000¤

4378

Mutuelle part salariale

176¤

4421

Prélèvement à la source896¤

421

Salaires nets

9528¤

La comptabilisation du prélèvement à la source se fait ici directement dans l'écriture de comptabilisation des salaires.

 

Les étapes théoriques de la comptabilisation des salaires et charges sociales

Les étapes de la comptabilisation des salaires et charges sociales sont les mêmes, quel que soit le nombre de caisses de Sécurité sociale concernées.

Cette méthode de comptabilisation des salaires et charges sociales ou de la paie, qui est enseignée dans la plupart des ouvrages de comptabilité est aussi relativement peu utilisée en pratique. Elle permet cependant de bien comprendre la logique des écritures, d'où son intérêt pour le comptable débutant.

Les subdivisions du compte 641 permettront de distinguer les éléments soumis à cotisations sociales des éléments exonérés.

Les subdivisions du compte 645 (cotisations de Sécurité sociale, retraite etc.) et du compte 43 permettront la création d'un compte de charges sociales ou de tiers par risque couvert ou par caisse de cotisations.

En cabinet d'expertise comptable, les différentes étapes hors paiements sont généralement combinées pour gagner du temps.

image

Exemple d'enregistrement de la paie

Une entreprise a huit salariés pour une masse salariale de 15 000¤ brut. Les charges salariales s'élèvent à 2 400¤ pour l'URSSAF et Pôle emploi et à 1 000¤ pour la retraite complémentaire.

La part salariale et patronale de la mutuelle est fixée à 176¤ pour les huit salariés.

Un acompte de 800¤ a été versé à l'un des salariés et le taux moyen du prélèvement à la source est de 6% soit 696¤ ((15 000 - 2 400 - 1 000 - 176 + 176 (part patronale)) * 6%).

Les charges patronales de Sécurité sociale sont fixées à 4 000¤ et la retraite complémentaire à 1 500¤.

 

Étape 1 : comptabiliser les acomptes versés au salarié

Tout salarié qui a travaillé 15 jours consécutifs dans l'entreprise peut en principe, demander un acompte. Les acomptes ne sont pas automatiques et ne sont pas demandés par tous les salariés.

Numéro de compte

Comptabilisation d'un acompte versé au salariéMontant

Débit

CréditDébitCrédit

425

 Acomptes versés aux salariés800¤
5121

Acomptes versés aux salariés

800¤

 

Étape 2 : comptabiliser le salaire brut des salariés et le prélèvement à la source

Le compte 421 enregistre en principe le salaire brut des salariés sauf si l'entreprise combine les écritures.

Numéro de compte

Comptabilisation du salaire brutMontant

Débit

CréditDébitCrédit

 641

Salaires bruts du mois15000¤
425

Acomptes du mois

800¤
4421

Prélèvement à la source

696¤

421

Salaires bruts du mois après acomptes et prélèvement à la source13504¤

La création d'un compte 421 par salarié permet de faciliter le lettrage des comptes.

Étape 3 : comptabiliser les charges salariales

Ces charges salariales sont aussi appelées précompte parce qu'il ne s'agit pas de charge au sens comptable du terme (c'est le salaire brut qui est enregistré en compte de charges en comptabilité).

L'entreprise les prélève sur le salaire brut du salarié et les reverse aux différentes caisses de Sécurité sociale, retraite complémentaire, prévoyance.

La plupart des entreprises disposent d'un compte 43 spécifique à chaque caisse pour mieux suivre les règlements.

Numéro de compte

Comptabilisation des charges salariales ou précompteMontant

Débit

CréditDébitCrédit

421

Enregistrement des charges salariales3400¤

431

Enregistrement des charges salariales

2400¤

437

Enregistrement des charges salariales

1000¤

 

Étape 4 : comptabiliser les charges patronales

De la même manière que le comptable ouvre un compte 43 par caisse, les comptes de charges sont également précisés. On ouvre ainsi par exemple souvent un compte 645 pour l'URSSAF, un compte 6451 pour la caisse de retraite complémentaire etc.

Numéro de compte

Comptabilisation des charges patronalesMontant

Débit

CréditDébitCrédit

645

Enregistrement des charges patronales Urssaf4000¤

6451

Enregistrement des charges patronales Retraite1500¤

431

Enregistrement des charges patronales de Sécurité sociale

4000¤

437

Enregistrement des charges patronales retraite complémentaire

1500¤

Lorsque toutes ces écritures sont passées et les montants payés, les comptes 42 et 43 sont soldés et lettrés.

La différence entre les sommes comptabilisées et réglées diffère tout au plus d'un ou deux euros, ce qui permet le lettrage avec un écart de règlement mineur.

Les écarts de règlements seront comptabilisés en compte 658 ou compte 758 selon qu'il s'agit d'une charge ou d'un produit. Leur montant est très faible.

Focus : compte 641 et comité social et économique

Le compte 641 a longtemps été utilisé comme référence de calcul des budgets du comité d'entreprise. Suite à un revirement de jurisprudence de la Cour de cassation se réfère désormais à la notion suivante « ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de Sécurité sociale, en application de l'article L 242-1 du code de la Sécurité sociale ».

Le poste rémunérations du personnel ne permet donc plus en tant que tel pour la détermination de l'assiette de calcul de la subvention de fonctionnement et de la contribution aux activités sociales et culturelles du CSE.

 

Comptabiliser les salaires et charges sociales pour gagner du temps

Il est possible de regrouper les écritures pour gagner du temps. On comptabilise alors les salaires bruts et les charges salariales en une écriture unique. Elle est souvent appelée « écriture de paie » ou « OD de salaire ».  

Les charges patronales feront l'objet d'une seconde écriture. Deux méthodes sont utilisées mais leur impact sur les comptes annuels est identique.

Numéro de compte

OD de salaire ou écriture de paieMontant

Débit

CréditDébitCrédit

641

Salaires bruts15000¤

431

OD de salaires du mois2400¤

437

OD de salaires du mois

1000¤

4378

Mutuelle part salariale

176¤

4421

Prélèvement à la source896¤

421

Salaires nets après acompte

9728¤

425

Acompte

800¤


Là encore, la comptabilisation des charges patronales peut se faire en fonction des bordereaux, en complétant les comptes 43 de la part patronale. De cette manière, le total porté au crédit des comptes 43 correspond au total à payer. Il n'y aura pas obligatoirement d'écart de règlement comptabilisé en compte 658 ou compte 758.

Numéro de compte

Comptabilisation des charges patronales
Montant

Débit

CréditDébitCrédit

645

URSSAF4000¤

6451

Retraite complémentaire1500¤

6457

Mutuelle176¤

431

URSSAF

4000¤

437

Retraite complémentaire

1500¤

4378

Mutuelle

176¤

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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