Soirée du recrutement

Comptabiliser les salaires et charges sociales

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Publié le
Modifié le 05/03/2019
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Salaires, avantages en nature, indemnités : comptabiliser la paie

Les salaires et charges sociales sont comptabilisés en charges, dans des comptes 641 pour le salaire et ses accessoires et des comptes 645 pour les charges sociales.

En contrepartie, on trouvera des comptes 431 et 437 pour les charges sociales, le compte 4421 pour le prélèvement à la source dès 2019 et des comptes 421 pour le salaire net.

Comptabiliser les salaires et charges sociales ne peut se faire sans une connaissance des règles de base de la paie, même si les fiches de paie sont réalisées par des spécialistes.

Ces connaissances de base permettent de vérifier le paramétrage du logiciel qui permet l'import des données en comptabilité. En cas d'erreur, le comptable aura toutes les peines du monde à effectuer son rapprochement entre les comptes 64 et la DADS ou DSN.

La fiche de paie simplifiée ne change rien à ces principes de base.

La comptabilisation des salaires peut se faire selon la méthode théorique en plusieurs étapes ou en combinant les écritures pour gagner du temps. Le solde des comptes de tiers sera le même.

Comment comptabiliser les salaires ?

Numéro de compte

Comptabilisation des salaires et charges salarialesMontant

Débit

CréditDébitCrédit

641

Salaires bruts15000¤

431

URSSAF part salariale2400¤

437

Retraite complémentaire part salariale

1000¤

4378

Mutuelle part salariale

176¤

4421

Prélèvement à la source896¤

421

Salaires nets

9528¤

La comptabilisation du prélèvement à la source se fait ici directement dans l'écriture de comptabilisation des salaires.

 

Les étapes théoriques de la comptabilisation des salaires et charges sociales

Comptabiliser les salaires et charges sociales se fait généralement en plusieurs étapes. Ces étapes sont les mêmes, quel que soit le nombre de caisses de sécurité sociale concernées.

Cette méthode de comptabilisation des salaires et charges sociales ou de la paie, qui est enseignée dans la plupart des ouvrages de comptabilité est aussi relativement peu utilisée en pratique. Elle permet cependant de bien comprendre la logique des écritures, d'où son intérêt pour le comptable débutant.

Les subdivisions du compte 641 permettront de distinguer les éléments soumis à cotisations sociales des éléments exonérés.

Les subdivisions du compte 645 et du compte 43 permettront la création d'un compte de charges sociales ou de tiers par risque couvert ou par caisse de cotisations.

En cabinet d'expertise comptable, les différentes étapes hors paiements sont généralement combinées pour gagner du temps.

image

Exemple d'enregistrement de la paie

Une entreprise a huit salariés pour une masse salariale de 15 000¤ bruts. Les charges salariales s'élèvent à 2 400¤ pour l'URSSAF et pôle emploi et à 1 000¤ pour la retraite complémentaire.

La part salariale et patronale de la mutuelle est fixée à 176¤ pour les huit salariés.

Un acompte de 800¤ a été versé à l'un des salariés et le taux moyen du prélèvement à la source est de 6% soit 696¤ ((15 000 - 2 400 - 1 000 - 176 + 176 (part patronale)) * 6%).

Les charges patronales de sécurité sociale sont fixées à 4 000¤ et la retraite complémentaire à 1 500¤.

(cas d'école)

 

Etape 1 : comptabiliser les acomptes versés au salarié

Tout salarié qui a travaillé 15 jours consécutifs dans l'entreprise peut en principe, demander un acompte. Les acomptes ne sont pas automatiques et ne sont pas demandés par tous les salariés.

Numéro de compte

Comptabilisation d'un acompte versé au salariéMontant

Débit

CréditDébitCrédit

425

 Acomptes versés aux salariés800¤
5121

Acomptes versés aux salariés

800¤

 

Etape 2 : comptabiliser le salaire brut des salariés et le prélèvement à la source

Le compte 421 enregistre en principe le salaire brut des salariés sauf si l'entreprise combine les écritures.

Numéro de compte

Comptabilisation du salaire brutMontant

Débit

CréditDébitCrédit

 641

Salaires bruts du mois15000¤
425

Acomptes du mois

800¤
4421

Prélèvement à la source

696¤

421

Salaires bruts du mois après acomptes et prélèvement à la source13504¤

La création d'un compte 421 par salarié permet de faciliter le lettrage des comptes.

Etape 3 : comptabiliser les charges salariales

Ces charges salariales sont aussi appelées précompte parce qu'il ne s'agit pas de charge au sens comptable du terme (c'est le salaire brut qui est enregistré en compte de charges en comptabilité). L'entreprise les prélève sur le salaire brut du salarié et les reverse aux différentes caisses de sécurité sociale, retraite complémentaire, prévoyance. La plupart des entreprises disposent d'un compte 43 spécifique à chaque caisse pour mieux suivre les règlements.

Numéro de compte

Comptabilisation des charges salariales ou précompteMontant

Débit

CréditDébitCrédit

421

Enregistrement des charges salariales3400¤

431

Enregistrement des charges salariales

2400¤

437

Enregistrement des charges salariales

1000¤

 

Etape 4 : comptabiliser les charges patronales

De la même manière que le comptable ouvre un compte 43 par caisse, les comptes de charges sont également précisés. On ouvre ainsi par exemple souvent un compte 645 pour l'URSSAF, un compte 6451 pour la caisse de retraite complémentaire etc.

Numéro de compte

Comptabilisation des charges patronalesMontant

Débit

CréditDébitCrédit

645

Enregistrement des charges patronales Urssaf4000¤

6451

Enregistrement des charges patronales Retraite1500¤

431

Enregistrement des charges patronales de sécurité sociale

4000¤

437

Enregistrement des charges patronales Retraite complémentaire

1500¤

 

Comptabiliser le paiement des salaires et des charges sociales

Les charges sociales sont désormais réglées par prélèvement via la DSN. Les chèques et virements sont de plus en plus rares.

Numéro de compte

Paiement du salaire netMontant

Débit

CréditDébitCrédit

421

Règlement des salaires nets aux salariés9728¤

5121

Règlement des salaires nets aux salariés

9728¤

 

Numéro de compte

Paiement des charges sociales salariales et patronales
URSSAF
Montant

Débit

CréditDébitCrédit

431

Prélèvement URSSAF suite à l'envoi de la DSN6400¤

5121

Prélèvement URSSAF suite à l'envoi de la DSN

6400¤

 

Numéro de compte

Paiement des charges sociales salariales et patronales
Retraite complémentaire
Montant

Débit

CréditDébitCrédit

437

Prélèvement retraite complémentaire suite à l'envoi de la DSN2500¤

5121

Prélèvement suite à l'envoi de la DSN

2500¤

 

Numéro de compte

Paiement de la mutuelle
Montant

Débit

CréditDébitCrédit

437

Prélèvement de la mutuelle suite à l'envoi de la DSN352¤

5121

Prélèvement de la mutuelle suite à l'envoi de la DSN

352¤


Lorsque toutes ces écritures sont passées, les comptes 42 et 43 sont soldés et lettrés. La différence entre les sommes comptabilisées et réglées diffère tout au plus d'un ou deux euros, ce qui permet le lettrage avec un écart de règlement mineur. Les écarts de règlements seront comptabilisés en compte 658 ou compte 758 selon qu'il s'agit d'une charge ou d'un produit. Leur montant est très faible.

 

Comptabiliser les salaires et charges sociales pour gagner du temps

Il est possible de regrouper les écritures pour gagner du temps. On comptabilisera alors les salaires bruts et les charges salariales en une écriture unique. Les charges patronales feront l'objet d'une seconde écriture. Deux méthodes sont utilisées mais leur impact sur les comptes annuels est identique.

 

Méthode 1 : comptabiliser les salaires selon la méthode dite du « PCG 1982 » avec les charges salariales au crédit des comptes de classe 6

Cette première méthode pour gagner du temps est rarement utilisée. Elle consiste à créditer les comptes de charges sociales pour le montant des charges salariales. A la fin, les comptes 645 ne comprennent que les charges patronales et les comptes 43, les montants exacts à régler aux caisses. Il n'y a pas d'écart de règlement à comptabiliser en compte 658 ou 758 au moment du lettrage.

Numéro de compte

Comptabilisation des salaires et charges salariales
Ancienne méthode
Montant

Débit

CréditDébitCrédit

641

Salaires bruts15000¤

645

OD de salaires du mois2400¤

6451

OD de salaires du mois

1000¤

6458

Mutuelle part salariale

176¤

4421

Prélèvement à la source896¤

421

Salaires nets après acompte

9728¤

425

Acompte

800¤


La comptabilisation des charges se fait avec arrondis, pour le montant exact à régler aux différentes caisses. Les comptes 43 sont automatiquement soldés lors du règlement et le lettrage peut se faire automatiquement, sur solde à zéro.

Numéro de compte

Comptabilisation des charges patronales
Ancienne méthode
Montant

Débit

CréditDébitCrédit

645

URSSAF6400¤

6451

Retraite complémentaire2500¤

6457

Mutuelle352¤

431

URSSAF

6400¤

437

Retraite complémentaire

2500¤

4378

Mutuelle

352¤

 

Méthode 2 : comptabiliser les salaires et charges sociales en deux écritures avec les comptes 43 au débit et au crédit



Numéro de compte

Comptabilisation des salaires et charges salarialesMontant

Débit

CréditDébitCrédit

641

Salaires bruts15000¤

431

OD de salaires du mois2400¤

437

OD de salaires du mois

1000¤

4378

Mutuelle part salariale

176¤

4421

Prélèvement à la source896¤

421

Salaires nets après acompte

9728¤

425

Acompte

800¤


Là encore, la comptabilisation des charges patronales peut se faire en fonction des bordereaux, en complétant les comptes 43 de la part patronale. De cette manière, le total porté au crédit des comptes 43 correspond au total à payer. Il n'y aura pas obligatoirement d'écart de règlement comptabilisé en compte 658 ou compte 758.

Numéro de compte

Comptabilisation des charges patronales
Montant

Débit

CréditDébitCrédit

645

URSSAF4000¤

6451

Retraite complémentaire1500¤

6457

Mutuelle176¤

431

URSSAF

4000¤

437

Retraite complémentaire

1500¤

4378

Mutuelle

176¤

Cette seconde écriture ne change pas par rapport à la méthode dite du PCG 1982.

 

Comptabiliser les salaires avec des indemnités de fin de contrat

Les indemnités de fin de contrat ne sont généralement pas soumises à cotisations sociales, au moins jusqu'à un certain montant. Elles remontent depuis le logiciel de paie dans un compte 6414 « Indemnités et avantages divers ».

Subdiviser ce compte en indemnités soumises à cotisations sociales et indemnités exonérées peut être une bonne solution pour gagner du temps et éviter de revenir à la paie pour le rapprochement avec la DSN.

Comptabiliser les salaires avec une indemnité de rupture conventionnelle ou une indemnité légale de licenciement

Exemple d'enregistrement de la paie avec une indemnité de rupture

Une entreprise a une masse salariale de 100 000¤ par mois. A cette masse salariale, il faudra encore ajouter 730¤ pour le Pass Navigo et 1 500¤ d'indemnité de rupture conventionnelle. Elle paie des cotisations (cas d'école) :

  • à l'URSSAF : 12 000¤ ;
  • à Malakoff Médéric pour l'ARRCO et l'ARRCO cadres : 6 000¤
  • à Humanis pour l'AGIRC : 2 000¤ ; 
  • à Malakoff Médéric pour la prévoyance et la mutuelle non cadres : 300¤ ;
  • à l'AG2R pour la prévoyance et la mutuelle cadres : 600¤.

Elle utilise un compte 64 pour les éléments soumis à cotisations sociales, un compte 64 pour chacun des éléments non soumis à cotisations sociales et un compte 43 par bordereau de cotisations. Les montants des charges ont été pris pour l'exemple sans tenir compte de taux réels.

Numéro de compte

Comptabilisation des salaires et charges sociales : écriture uniqueMontant

Débit

CréditDébitCrédit

641

OD de salaires du mois : salaires bruts100000¤

64141

OD de salaires du mois : navigo730¤
64142OD de salaires du mois : IRC

1500¤

431urssaf

OD de salaires du mois

12000¤

4371malakoffretraite

OD de salaires du mois

6000¤

4372humanis

OD de salaires du mois

2000¤

43730malakoffprévoyance

OD de salaires du mois

300¤

4374ag2r

OD de salaires du mois

600¤

421

OD de salaires du mois81330¤

 

Comptabiliser les salaires avec une fin de CDD : prime de précarité et indemnité compensatrice de congés payés

Les primes de précarité des salariés en CDD et les indemnités compensatrices de congés payés sont soumises à cotisations sociales. Si l'indemnité compensatrice de congés payés peut rester en compte 6411, les 10% dits de précarité sont comptabilisés en compte 6414.

Exemple de comptabilisation des salaires en fin de CDD

Une entreprise embauche son premier salarié pour un CDD de six mois à compter du 1er janvier 2018. En juin 2018, le salarié touche ses indemnités de fin de contrat.

Numéro de compte

Comptabilisation des salaires avec indemnité de précarité : fin de CDDMontant

Débit

CréditDébitCrédit

641

Salaires bruts2397,60¤

6414

Indemnité de précarité : fin de CDD989,01

431

OD de salaires du mois602,15¤

437

OD de salaires du mois

132,08¤

421

Salaires nets

2652,38¤

 

Comptabiliser les salaires avec une indemnité de rupture de la période d'essai

Lorsque l'employeur rompt la période d'essai d'un salarié sans respecter le délai de prévenance, il doit indemniser le salarié. Cette indemnisation est comptabilisée dans un compte 6414.

Exemple de comptabilisation des salaries en cas de non respect du délai de prévenance

Une entreprise embauche un salarié au SMIC. Pour l'exemple, nous supposons que son contrat prévoyait une période d'essai d'un mois et que l'annonce de la fin de son contrat est arrivée deux jours trop tard. Le salarié a pris ses congés payés.

Numéro de compte

Comptabilisation des salaires avec indemnité pour non respect du délai de prévenanceMontant

Débit

CréditDébitCrédit

641

Salaires bruts1498,50¤

6414

Indemnité de fin de période d'essai (délai de prévenance)138,32¤

431

URSSAF291,04¤

437

Retraite complémentaire

63,84¤

421

Salaires nets

1281,95¤

 

Comptabiliser les salaires avec un avantage en nature

Les avantages en nature figurent en haut et en bas de la fiche de paie. Il y a donc deux montants à comptabiliser, le montant soumis à cotisations sociales dans un compte 64143 par exemple et le montant retiré de la fiche de paie dans un autre compte (64144 créditeur) ou un compte de transfert de charges.

Ces avantages en nature peuvent prendre la forme de repas ou d'un véhicule par exemple.

Exemple de comptabilisation des salaires avec des avantages en nature

L'unique salarié d'une TPE est payé au SMIC. Ses repas sont évalués au minimum garanti (HCR) pour un total de 157,08¤.

Nous supposons que l'entreprise n'a souscrit aucun contrat de prévoyance ou mutuelle pour ce salarié au moment de l'établissement de la fiche de paie.

Numéro de compte

Comptabilisation des salaires avec indemnité pour non respect du délai de prévenanceMontant

Débit

CréditDébitCrédit

641

Salaires bruts1498,50¤

64143

Repas au minimum garanti157,08¤

791

Repas au minimum garanti157,08¤

431

URSSAF294.36¤

437

Retraite complémentaire

64,57¤

421

Salaires nets

1139,57¤

 

Comptabiliser les salaires avec une prime exceptionnelle de pouvoir d'achat

La prime exceptionnelle de pouvoir d'achat apparaît sur les fiches de paie des salariés et remonte donc en comptabilité lors de l'import des écritures de paie.

Idéalement, elle sera comptabilisée dans un compte dédié pour faciliter le contrôle de l'assiette des cotisations sociales par rapport à la comptabilité.

Exemple de comptabilisation des salaires avec prime exceptionnelle de pouvoir d'achat

L'unique salarié de l'entreprise touche 2057,09¤ pour 39 heures hebdomadaires. Les charges patronales s'élèvent à 399,63¤ dont 82,01¤ pour la retraite complémentaire.

En janvier 2019, son employeur lui verse la prime exceptionnelle de pouvoir d'achat pour un montant de 1 000¤.

Le taux du prélèvement à la source du salarié est fixé à 0,50%.

Il n'a ni prévoyance, ni mutuelle dans l'entreprise.

Numéro de compte

Comptabilisation des salaires avec prime exceptionnelle de pouvoir d'achatMontant

Débit

CréditDébitCrédit

641

Salaires bruts2057,09¤

64149

Prime exceptionnelle de pouvoir d'achat1000,00¤

431

URSSAF317,14¤

437

Retraite complémentaire

82,49¤

421

Salaires nets

2650,17¤

4421

Prélèvement à la source

7,29¤

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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