L'utilisation des comptes 613 et 614 chez le locataire

Le loyer et les charges locatives se comptabilisent dans des comptes 613 et 614 chez le locataire. Le montant des loyers et des charges locatives constitue une charge de l'exercice. Elle est déductible fiscalement.

Le plan comptable général ou PCG distingue les locations immobilières (compte 6132) des locations mobilières (compte 6135).

En pratique, on utilisera souvent un compte 613 par contrat de bail et un compte 613 pour les locations de courte durée, en séparant les locations mobilières et immobilières. Cela permet de vérifier instantanément que la comptabilité compte bien 12 mois ou 4 trimestres de loyers, en fonction de la périodicité prévue au contrat de bail.

La comptabilisation des loyers et charges dans une SCI de location propriétaire des biens est différente. Les loyers et charges facturés au locataire sont comptabilisés en produits (classe 7).

 

La comptabilisation des loyers et charges locatives chez le locataire commerçant ou société

Les loyers et charges locatives sont comptabilisés dans les comptes 613 et 614 en fonction de leur nature à chaque avis d'échéance. Selon la date de réception de l'avis d'échéance, il faudra parfois comptabiliser :

  • une charge constatée d'avance souvent pour un loyer payable d'avance ;
  • une facture non parvenue dans le cadre d'un loyer payable à terme échu.

 

Exemple de comptabilisation des loyers et charges locatives payables d'avance

Le loyer dit à échoir ou payable d'avance est de loin le cas le plus fréquent. Il est payé en début de période, mois ou trimestre et l'avis d'échéance est envoyé un peu avant ou un peu après le début de la période.

Une société loue un local commercial. Son loyer est trimestriel, soumis à TVA (option du propriétaire) et le contrat précise que les sommes sont dues le 25 du mois qui précède le début du trimestre. L'avis d'échéance est daté du 20 du mois précédent.

Le loyer trimestriel est fixé à 10 000¤ et les charges locatives s'élèvent à 500¤ par trimestre.

 

La comptabilisation du loyer et des charges pour chaque période

Numéro de compte

Avis d'échéance 2è trimestre 2017
20 mars 2017

Montant

Débit

CréditDébitCrédit

613200

Loyer du local commercial 2è trimestre10000¤
614000

Charges locatives 1er trimestre

500¤
445660

TVA sur loyer et charges locatives

2100¤

401LOY

Avis d'échéance Agence X 1er trimestre 201712600¤

 

La comptabilisation du loyer et des charges payés d'avance en fin d'exercice

En fin d'exercice, la société aura reçu l'avis d'échéance et payé le loyer et les charges de début 2018. Elle constatera alors une charge constatée d'avance qui sera extournée en 2018.

Numéro de compte

Avis d'échéance 1er trimestre 2018
20 décembre 2017

Montant

Débit

CréditDébitCrédit

613200

Loyer du local commercial 1er trimestre 201810000¤
614000

Charges locatives 1er trimestre 2018

500¤
445660

TVA sur loyer et charges locatives

2100¤

401LOY

Avis d'échéance Agence X 1er trimestre 201812600¤

 

Numéro de compte

Charge constatée d'avance 1er trimestre 2018
31 décembre 2017

Montant

Débit

CréditDébitCrédit

486000

CCA loyer et charges du local 1T1810500¤
613200

Charges locatives 1T18

500¤
614000

Loyer du local commercial 1T18

10000¤

 

Numéro de compte

Extourne CCA 1er trimestre 2018
1er janvier 2018

Montant

Débit

CréditDébitCrédit

613200

Loyer du local commercial 1T1810000¤
614000

Charges locatives 1T18

500¤
486000

Extourne CCA loyer et charges du local 1T18

10500¤

 

Exemple de comptabilisation des loyers et charges locatives à terme échu

Le loyer à terme échu est moins courant mais existe tout de même. Le propriétaire des locaux demande alors à son locataire de payer le loyer lorsque la période convenue, mois ou trimestre par exemple, est écoulée.

Un revendeur de matériel informatique loue un espace de stockage. Son loyer est un loyer mensuel payable à terme échu, le dernier jour du mois concerné.

Il paie 2 000¤ par mois et 50 euros de charges. Le loyer n'est pas soumis à TVA.

 

La comptabilisation du loyer et des charges pour chaque période : loyer à terme échu

Numéro de compte

Avis d'échéance janvier 2017
31 janvier 2017

Montant

Débit

CréditDébitCrédit

613210

Loyer espace de stockage 01/20172000¤
614000

Charges locatives 01/2017

50¤
401ESP

Avis d'échéance espace de stockage 01/2017

2050¤

 

La comptabilisation du loyer et des charges à terme échu en fin d'exercice

En fin d'exercice, le revendeur n'aura probablement pas encore reçu son avis d'échéance. Il faudra donc comptabiliser une facture non parvenue et rattacher le mois de décembre au bon exercice.

Numéro de compte

FNP loyer de décembre 2017
avis d'échéance du 2 janvier 2018
31 décembre 2017

Montant

Débit

CréditDébitCrédit

613210

Loyer décembre 20172000¤
614000

Charges locatives décembre 2017

50¤
408100

FNP loyer de décembre 2017

2050¤

 

Numéro de compte

Extourne FNP loyer de décembre 2017
1er janvier 2018

Montant

Débit

CréditDébitCrédit

408100

Extourne FNP loyer de décembre 20172050¤
614000

Extourne FNP loyer de décembre 2017

50¤
613210

Extourne FNP loyer de décembre 2017

2000¤

 

Numéro de compte

FNP loyer de décembre 2017
avis d'échéance du 2 janvier 2018

Montant

Débit

CréditDébitCrédit

613210

Loyer de décembre 20172000¤
614000

Charges locatives décembre 2017

500¤
401ESP

Avis d'échéance du 2 janvier 2018

2050¤

À la suite de ces écritures, le compte 408100 « Fournisseurs - FNP » est soldé et la charge de loyer affectée à l'exercice 2017. Seule reste la dette au fournisseur.

Enfin, le loyer n'étant pas soumis à TVA, l'écriture de facture non parvenue ne mouvemente pas le compte 44586 « TVA sur factures non parvenues ».

 

La comptabilisation des loyers et charges locatives chez le locataire profession libérale ou micro entrepreneur

Les professions libérales et toutes les professions qui déclarent leurs revenus dans la catégorie des bénéfices non commerciaux, tiennent en principe une comptabilité de trésorerie même si l'option pour une comptabilité qui tient compte des créances et dettes est possible.

C'est aussi le cas des micro entrepreneurs qui déclarent leurs revenus dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux.

Les loyers et charges sont alors toujours comptabilisés dans les comptes 613 et 614 mais la contrepartie ne sera pas un compte de tiers mais un compte de banque ou de caisse selon le mode de paiement. Plus rarement, c'est un compte 108 ou 455 qui sera crédité.

L'écriture sera comptabilisée au moment du paiement et aucune charge constatée d'avance ou facture non parvenue n'apparaîtra.

Un dentiste loue son cabinet dentaire. Il paie 10 000¤ de loyer par mois et 2 000¤ de charges. Le loyer n'est pas soumis à TVA.

Le paiement est effectué le 1er de chaque mois par virement SEPA.

Numéro de compte

Loyer et charges locatives 01/2017

Montant

Débit

CréditDébitCrédit

613210

Loyer du cabinet dentaire 01/201710000¤
614000

Charges locatives 01/2017

2000¤
512100

Virement du loyer et des charges 01/2017

12000¤

En cas de paiement avec un compte bancaire personnel (ou en l'absence de compte bancaire professionnel), il faudra remplacer le compte 512000 par le compte 108000 lorsque le professionnel exerce son activité à titre individuel.

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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