Comptabiliser les frais postaux et de télécommunications

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Les frais postaux et de télécommunications sont à enregistrer en compte 626. Pour connaître toutes les subtilités de ce qu'il convient, ou non, de constater dans ce compte, nous vous donnons toutes les astuces à connaître sur le sujet : l'origine du compte, la méthode de comptabilisation, les frais à constater dans ce compte.

Qu'est-ce que le compte 626 ?

A l'origine, la comptabilisation des frais en 626 permettait de réunir toutes les dépenses supportées par une entreprise auprès des Postes, Télégraphes et Téléphones (PTT). Durant toute sa durée de vie, cette entreprise dépendait de l'État et a pris fin en 1991.

Aujourd'hui, utiliser le compte 626, c'est constater en comptabilité les charges de frais postaux et les frais de téléphonie.

Quelle TVA sur les timbres ?

Le BOFIP précise que les timbres poste, normalement utilisés en France, font partis des opérations exonérées de plein de droit de TVA. Toutefois, les frais complémentaires supportés en plus de la valeur faciale du timbre peuvent supporter de la TVA sur cette partie.

Comment comptabiliser les frais postaux et de télécommunications ?

Le compte de charges 626 peut être décomposé en différents sous-comptes avec, par exemple, le 6261 pour les frais postaux, le 6262 pour la ligne internet, le 6263 pour le téléphone portable...

Enregistrer les frais postaux ou de téléphone, c'est débiter le compte 626. En contrepartie, il faut créditer le compte de tiers correspondant. Bien souvent le compte 401 Fournisseurs.

Exemple pour les frais postaux

Une entreprise achète pour 500¤ de timbres et elle doit enregistrer les frais dans les comptes. Voici l'écriture à passer dans les comptes.

Numéro de compte

Journal des achats

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

6261

 

Frais postaux

500¤

 

 

401

Fournisseurs

 

500¤

Exemple pour les frais de téléphonie

Une entreprise reçoit une facture de 240¤ pour sa ligne internet. Cette facture se décompose d'un montant HT de 200¤ et de 40¤ de TVA. Voici l'écriture à passer dans les comptes.

Numéro de compte

Journal des achats

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

6262

 

Frais d'internet

200¤

 

44566

 

TVA déductible sur autres biens et services

40¤

 

 

401

Fournisseurs

 

240¤

Quels frais dans le compte 626 ?

L'ensemble des frais, liés de près ou de loin aux timbres, à la téléphonie et les frais accessoires, sont à constater dans ce compte. Il convient de constater :

  • les frais de recommandés ;
  • les timbres ;
  • les frais pour une machine à affranchir ;
  • les frais de téléphone...

Petite précision

Les timbres achetés et non utilisés à la clôture des comptes annuels sont à maintenir dans le compte 626. La particularité sera de constater les timbres non utilisés, à la clôture de l'exercice, en compte 486 - Charges constatées d'avance comme pour tout achat non stocké.

Toutefois, certains éléments ne sont pas à constater dans le compte 626. Il peut s'agir à notre sens :

  • les frais de port ou les frais de transport qui nécessitent l'utilisation du compte 624 - Transports de biens et transports collectifs du personnel ;
  • les frais postaux pour des mailings publicitaires qui sont à passer en compte 623 - Publicité, publications, relations publiques ;
  • les timbres fiscaux sont à passer en compte 6354 - Droits d'enregistrement et de timbre ;
  • l'acquisition d'un téléphone sont à passer en compte 6063 - Fournitures d'entretien et de petit équipement.

Comment comptabiliser les timbres fiscaux ?

Les timbres fiscaux sont à passer par le débit du compte 6354 - Droits d'enregistrement et de timbre et le crédit du compte de tiers 401 - Fournisseurs.

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Vénaïg Le Bris est diplômée d'expertise comptable et inscrite à l'Ordre des experts-comptables de Bretagne.