L'entreprise, dans le cadre de ses activités d'exploitation peut être amenée à encaisser des acomptes de la part de ses clients ou à payer des acomptes à ses fournisseurs. Ces opérations s'enregistrent dans des comptes de classe 4 qui vont suivre la logique initiale des comptes fournisseurs 401 et clients 411.
Ainsi nous allons détailler comment procéder pour le traitement comptable lors de l'encaissement ou du versement de ces acomptes et lors de la facturation finale permettant de solder les comptes d'acompte préalablement utilisés.
Dans quel cadre utiliser les comptes intitulés « Avances et acomptes » ?
Les avances et acomptes enregistrés par la comptabilité recouvrent plusieurs réalités juridiques. Il peut s'agir d'arrhes, d'avances ou d'acomptes. D'un point de vue comptable on ne fera pas de distinction et ces opérations seront retranscrites dans les comptes dédiés aux avances et acomptes. Ai nsi, le mode de comptabilisation au moment du règlement des arrhes, avances ou acomptes sera le même.
La facture d'acompte
Les entreprises, qu'elles soient prestataires de services ou fournisseurs de biens doivent fournir une facture d'acompte. Celle-ci permet de mentionner le montant d'acompte versé ainsi que la TVA correspondante. Rappelons que depuis le 1er janvier 2023, les entreprises de négoce doivent déclarer la TVA dès encaissement de l'acompte sur le même principe que les prestataires de services. En effet, quelque soit l'activité exercée, la TVA est désormais exigible dès l'acompte. C'est le versement effectif qui fait foi.
La facture d'acompte ne mentionne pas de produit ou de charge. Ainsi, la facture n'aura pas d'impact sur le résultat. Seuls le règlement et la TVA associée (déductible ou exigible suivant la nature de l'opération commerciale réalisée) donneront lui à comptabilisation. C'est la facture définitive qui permettra la comptabilisation du produit ou de la charge correspondant à l'opération et ainsi d'impacter le résultat de l'entreprise.
Comptabiliser les acomptes reçus ou versés par les clients
Les arrhes, avances ou acomptes reçus des clients, en vertu des dispositions contractuelles, sont comptabilisés au crédit du compte 4191 Clients - Avances et acomptes reçus sur commandes.
Une fois la facture de vente comptabilisée, les différents versements viendront simplement diminuer le solde du compte client (le restant dû par celui-ci).
Exemple
Un client commande des marchandises pour un total de 40 000¤ HT.
Les conditions générales de vente précisent qu'il doit verser 25% du montant HT à la commande.
Le montant encaissé est alors de 40 000 x 25% = 10 000¤ HT soit 12 000¤ TTC comportant 2 000¤ de TVA exigible.
A la commande
Numéro de compte | Comptabilisation d'un acompte reçu d'un client | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
512 |
| Virement du client | 12000 |
|
| 4191 | Acompte du client virement |
| 12000 |
44587 |
| TVA sur encaissement | 2000 |
|
| 44571 | TVA collectée |
| 2000 |
Remarque : la TVA est exigible au moment du paiement ou de l'encaissement quelle que soit l'activité exercée (depuis janvier 2023).
Numéro de compte | Comptabilisation de la facture de vente | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
411 |
| Solde à payer | 36000 |
|
4191 |
| Règlements déjà reçus | 12000 |
|
| 44571 | TVA Collectée sur facture |
| 6000 |
| 445871 | TVA sur encaissement |
| 2000 |
| 707 | Vente de marchandises facture |
| 40000 |
Remarque : le compte 4191 est soldé, le solde restant à encaisser correspond à 36 000¤ (40 000 x 75% x 1,20). La TVA restant à collecter est de 30 000 x 20% = 6 000¤.
Comptabiliser les acomptes versés aux fournisseurs
La comptabilisation des acomptes réglés aux fournisseurs est le parfait miroir de la comptabilisation précédente. Les acomptes réglés aux fournisseurs seront comptabilisés au débit du compte 4091 Fournisseurs - Avances et acomptes versés sur commandes.
Exemple
L'entreprise commande des marchandises pour un total de 80 000¤ HT.
Les conditions générales de vente précisent qu'elle doit verser 20% du montant HT à la commande.
Soit un montant de 80 000 x 20% = 16 000¤ HT
Correspondant à 19 200¤ TTC et comportant donc 3 200¤ de TVA déductible dès le règlement.
Numéro de compte | Enregistrement du paiement de l'acompte | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
4091 |
| Virement à un fournisseur | 19200 |
|
| 512 | Virement à un fournisseur |
| 19200 |
44566 |
| TVA déductible sur ABS | 3200 |
|
| 44586 | TVA à régulariser |
| 3200 |
Numéro de compte | Réception de la facture | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
607 |
| Achat de marchandises fournisseur | 80000 |
|
44566 |
| 12800 |
| |
44586 |
| TVA à régulariser | 3200 |
|
| 401 | Solde à payer |
| 76800 |
| 4091 | Règlements déjà effectués |
| 19200 |
Remarque : le compte 4091 est soldé, le solde restant à devoir correspond à 76 800¤ (80 000 x 80% x 1,20). La TVA restant à déduire est de 80 000 x 80% x 20% = 12 800¤.
Comment comptabiliser un acompte sur immobilisation ?
Les acomptes sur immobilisations sont comptabilisés dans les comptes 237 ou 238 au débit selon qu'il s'agit d'immobilisations incorporelles ou corporelles.