Comptabiliser le retrait d'espèces par un dirigeant

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Un dirigeant de société ou un chef d'entreprise utilise sa carte bancaire pour retirer de l'argent au distributeur. Un autre se sert dans la caisse de l'entreprise pour payer des factures. Un troisième utilise cet argent à des fins personnelles.

Comment comptabiliser toutes ces opérations ?

 

Comptabiliser le retrait d'espèces avec ou sans carte bleue

Pour comptabiliser cette opération, il faut d'abord se demander pour quelle raison ce retrait a été effectué. La comptabilisation ne sera pas la même, selon que les sommes servent à alimenter la caisse de l'entreprise (fond de caisse), à régler un fournisseur en espèces ou méritent la qualification de prélèvement personnel du dirigeant.

Comptabiliser un retrait pour alimenter le fond de caisse

Le dirigeant d'une entreprise individuelle retire 300¤ pour alimenter la caisse de son magasin. On considère que l'argent ne sort pas de l'entreprise.

La comptabilisation transitera par un compte 580000 « virements internes ».

JJ/MM/N

580xxx

 

Retrait d'espèces au distributeur

300¤ 
 

512xxx

 300¤

 

JJ/MM/N

530xxx

 

Fond de caisse du JJ/MM/AA

300¤ 
 

580xxx

 300¤

 

Le compte 580xxx permet de vérifier que toutes les opérations qui concernent deux comptes de trésorerie (banque et caisse par exemple) ont bien été enregistrées. Il sera lettré et soldé à l'issue de cette opération.

Comptabiliser un retrait destiné au règlement d'un fournisseur 

Le dirigeant d'une société fait un retrait de 300¤ pour régler un fournisseur en espèces. Il n'a pas de carte bancaire professionnelle. La facture d'un montant de 180¤ a été enregistrée dans le journal d'achats.

Aux écritures précédentes (utilisation du compte 580 et alimentation de la caisse), s'ajoute une écriture de règlement du fournisseur.

 

JJ/MM/N

401xxx

 

règlement du fournisseur x en espèces

180¤ 
 

530xxx

 180¤

 

Comptabiliser un retrait d'espèces à des fins personnelles

Il peut arriver qu'un dirigeant ou chef d'entreprise retire de l'argent du compte bancaire de la société ou de la caisse pour lui-même. Cette somme pourra être considérée comme une partie de sa rémunération ou comme un prélèvement personnel.

La comptabilisation sera légèrement différente selon que le dirigeant :

  • est un chef d'entreprise individuelle ;
  • est un dirigeant associé de société ;
  • est un dirigeant de société assimilé salarié.

Selon que les espèces proviennent du compte bancaire ou de la caisse de la société, la contre partie sera le compte 512xxx ou 530xxx.

L'acompte sur salaire sera comptabilisé à l'aide du compte 425xxx, acompte sur salaire et soldé par l'écriture de paye.

 

Le retrait d'espèces dans une entreprise individuelle

Un chef d'entreprise individuelle prélève 300¤ de la caisse pour ses besoins personnels. La comptabilisation de l'opération passera pas un compte 108 « compte de l'exploitant ».

JJ/MM/N

108xxx

 

Retrait de 300¤ pour les besoins personnels du dirigeant

300¤ 
 

530xxx

 300¤

 

Le retrait d'espèces par un dirigeant associé de société

Le gérant associé d'une SARL retire 300¤ du compte bancaire. S'il ne dispose pas d'une fiche de paie (gérant minoritaire) et que les sommes ne sont pas un acompte sur sa rémunération, il faudra utiliser un compte 455 « Associés ». Ce compte est plus ou moins l'équivalent du compte 108 des entreprises individuelles.

La principale différence réside dans le fait que dans les sociétés, ce compte ne peut pas avoir un solde débiteur.

 

JJ/MM/N

455xxx

 

Retrait d'espèces du gérant sans justificatif

300¤ 
 

512xxx

 300¤

 

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Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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