Enregistrer en comptabilité une facture de frais d'entretien et de réparations revient à constater une dépense dans les comptes.
Mais connaissez-vous toutes les subtilités existantes autour des frais d'entretien et réparations ?
Comptabiliser les frais d'entretien et réparations
Le plan comptable général (PCG) classe les frais d'entretien et réparations en services extérieurs. Pour comptabiliser ces dépenses en charges, et plus précisément en compte 615 (compte 6152 pour des frais d'entretien et réparation sur biens immobiliers, compte 6155 sur biens mobiliers), la dépense engagée :
- ne doit pas remplacer les composants identifiés d'une immobilisation ;
- ne doit pas faire l'objet d'un contrat de gros entretien pluriannuel.
Dès lors, il s'agit simplement de dépenses courantes ou récurrentes à constater, à un moment donné, dans les comptes de l'entreprise.
Exemple
Une entreprise qui loue un véhicule de tourisme avec option d'achat (ou leasing) procède à un changement des pneus dans un garage pour un montant de 600¤ TTC.
Voici l'écriture à constater dans les comptes de l'entreprise pour la facture d'entretien, en rappelant que dans le cas présent il n'est pas possible de déduire la TVA.
Numéro de compte | Journal des achats | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
6155 |
| Entretien et réparations des biens mobiliers | 600¤ |
|
| 401 | Fournisseurs |
| 600¤ |
Les véhicules de tourisme sont soumis à la taxe sur les véhicules de sociétés (TVS). L'entreprise doit constater une charge en débitant le compte 63514 et en créditant le compte 447 Autres impôts taxes et versements assimilés.
Il faudra également considérer le malus écologique, qui est une taxe calculée en fonction du taux d'émission de CO2 par kilomètre du véhicule de tourisme (indiqué sur la carte grise).
Des frais d'entretien et réparations à passer en immobilisation ?
Le PCG est très clair dans sa doctrine. La nécessité de distinguer les dépenses d'entretien et réparations à passer en charges ou en immobilisations doit respecter certains critères.
Pour ce faire, les critères de comptabilisation à respecter sont les mêmes que ceux caractérisant les actifs, à savoir :
- le bénéfice d'avantages économiques futurs ;
- une valorisation faite de manière fiable ;
- permettre de générer une ressource contrôlée par l'entreprise.
Différents frais engagés peuvent être passés en immobilisation.
Les dépenses de gros entretien
Il s'agit des dépenses d'entretien ou de gros travaux pour lesquels un programme sur plusieurs années est prévu. Deux solutions se présentent :
- si le composant est isolé en immobilisation (compte 21 Immobilisations corporelles à mouvementer), il convient d'appliquer la méthode par composant ;
- s'il s'agit d'un gros entretien ne prolongeant pas la durée de vie du bien (exemple : frais d'un avion, ravalement...), il convient de constater une quote-part de la charge chaque année dans les comptes au moment de la clôture par l'opération suivante.
Numéro de compte | Journal des achats | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
6815 |
| Dotations aux provisions d'exploitation | QP |
|
| 1572 | Provisions pour gros entretien ou grandes révisions |
| QP |
Les dépenses de remplacement
Dans le cas où la comptabilisation de l'actif a été faite par composant. En cas de changement de composant, il s'agira de sortir l'élément de l'actif immobilisé et de le remplacer par la création d'une nouvelle immobilisation. Le compte 21 Immobilisations corporelles devra être utilisé.
Combien de temps garder une facture d'entretien ?
Une facture d'entretien doit être conservée tant que vous avez la propriété d'un bien. Par exemple, pour un véhicule, vous conserverez vos justificatifs tant que vous serez propriétaire de ce véhicule.
Distinguer des frais d'entretien et réparations de la maintenance
Les frais d'entretien et réparations sont à considérer comme une intervention récurrente de la part d'un prestataire. Il s'agit des contrats engagés pour des prestations de type entretien des extincteurs, maintenance informatique, logiciel...
En résumé, lorsque l'on parle de maintenance, il y a un contrat sur une période donnée.
Comment comptabiliser une facture de réparation d'un véhicule ?
La facture de réparation d'un véhicule doit mentionner tout un tas d'éléments dont le montant HT, la TVA ainsi que le montant TTC.
Dès lors, il s'agira d'utiliser les comptes :
- 6155 - Entretien et réparations sur biens mobiliers pour le montant HT au débit ;
- 44566 - TVA sur autres biens et services pour la TVA au débit ;
- 401 - Fournisseurs au crédit.
Comment comptabiliser une franchise sur facture de réparation véhicule ?
Dans le cadre d'un sinistre sur un véhicule, vous recevrez une indemnisation par votre assureur. La part restant à votre charge correspond à la franchise pour laquelle la constatation se fera directement dans le compte 6155 Entretien et réparations sur biens mobiliers.