Comprendre les notes de frais

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Publié le
Modifié le 04/09/2017
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Dans le monde professionnel, nous avons tous entendus parler à un moment ou un autre des notes de frais. Nous allons vous expliquer le fonctionnement d'une note de frais ainsi que les limites à respecter.

Définir une note de frais

La note de frais est un document sur lequel un salarié recense toutes ses dépenses professionnelles dont il demande le remboursement. Les dépenses concernées sont celles engagées dans l'intérêt de l'entreprise et avancées par le salarié personnellement.

Quelques exemples

  • Les frais de restaurant ;
  • Les indemnités kilométriques ;
  • Les notes d'hôtel ;
  • Etc...


Les règles applicables aux notes de frais

Deux méthodes peuvent être appliquées en matière de note de frais.

La méthode des frais réels

Comme son nom l'indique, les frais réels sont les frais réellement engagés par le salarié dans l'intérêt de la société. La note de frais permet de lister tous les frais afin que le salarié puisse en demander le remboursement. Ces frais doivent être justifiés par des factures afin de prouver la réalité du remboursement demandé.

En contrepartie, le montant versé par l'employeur au salarié ne sera pas soumis à cotisations sociales, ni à l'impôt sur les revenus. Il n'y a aucune limite imposée par la législation en vigueur.

La méthode de l'allocation forfaitaire

Dans ce cas, l'employeur applique un montant forfaitaire pour les divers remboursements demandés par le salarié. Pour valoriser ce forfait, l'employeur doit lister les limites d'exonération revalorisées chaque année et déterminer l'indemnité forfaitaire en fonction de ces limites.

Par limite d'exonération, il faut comprendre le plafond des frais de repas, le barème kilométrique,...

Ici, le salarié n'a pas à justifier les frais selon le principe dit du réel. En cas de contrôle, l'employeur devra démontrer que l'application des allocations forfaitaires correspond aux situations de fait.

Comptabiliser une note de frais

La comptabilisation d'une note de frais diffère selon la charge concernée.

Les frais kilométriques

Dans le cas du remboursement de frais kilométriques réalisés au profit du salarié, il faut les constater d'après le barème officiel fourni par l'Administration fiscale pour lequel le montant global ne sera pas soumis à TVA.

Numéro de compte

Indemnités kilométriques

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

625100

 

Indemnités kilométriques du salarié X : 244*0.41

100¤

 

 

421000

Indemnités kilométriques du salarié X : 244*0.41

 

100¤

Les frais de restaurant

Les frais de restauration engagés par le salarié dans le cas d'un déplacement demandé par l'employeur se comptabilisent de la façon suivante :

Numéro de compte

Frais de restaurant

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

625600

 

Missions

110¤

 

445660

 

TVA déductible

14¤

 

 

421000

Salariés

 

124¤

Les frais de logement

Les frais de logement engagés par le salarié dans le cas d'un déplacement demandé par l'employeur se constate TTC. Le logement en tant que tel n'entre pas dans le champ d'application de la TVA quelle que soit l'activité de l'entreprise concernée.

Numéro de compte

Frais de logement

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

625100

 

Voyages et déplacements

100¤

 

 

421000

Salariés

 

100¤

Quelques conseils pour bien gérer vos notes de frais

Une quantité importante de notes de frais dans une entreprise nécessite une organisation particulière. Il convient d'être vigilant et d'organiser un suivi sur un tableur de type excel. Il est également préconisé de détailler le plan comptable général davantage pour bien distinguer les types de frais. La création de sous-compte devient une nécessité pour optimiser le suivi des charges par type : les indemnités kilométriques et les frais de logement, par exemple.

Les points de vigilance de la note de frais

Les notes de frais dans les entreprises sont des points très appréciés par les contrôleurs de l'Administration fiscale ou de l'URSSAF. Voici les 4 points qui nécessitent une attention particulière.

L'allocation forfaitaire appliquée à tort

L'allocation forfaitaire est un principe autorisé par l'URSSAF mais à destination des salariés. Par conséquent, sont exclus de ces remboursements :

  • les dirigeants relevant du régime des travailleurs non salariés ;
  • les gérants minoritaires de SARL et SELARL ;
  • les présidents directeurs généraux de SA ;
  • les présidents et dirigeants de SAS.

Dans tous ces cas de figure, les remboursements doivent être effectués à l'euro près.

Les frais réels remboursés sans justificatif

Les frais engagés et pour lesquels une demande de remboursement est faite par une note de frais doivent respecter plusieurs principes :

  • être engagés dans l'intérêt de l'entreprise ;
  • être justifiés ;
  • être qualifiés de raisonnables.


L'augmentation volontaire des notes de frais

Il arrive que des salariés fraudent volontairement que ce soit par une augmentation des kilomètres parcourus ou encore des fausses factures. Ces cas sont extrêmes mais sont constatés dans certains entreprises lors de contrôles. Le risque encouru par le salarié dans une telle situation est le licenciement pour faute grave.

Les notes de frais excessives

Un autre point sur lequel l'Administration est vigilante est le cas des repas d'affaires. L'URSSAF considère qu'il n'y a pas d'abus manifeste lorsque le salarié bénéficie d'un repas d'affaires par semaine ou cinq repas par mois. Au-delà, les repas sont considérés comme des avantages en nature nourriture à soumettre à cotisations sociales.

Tout autant de points sur lesquels la vigilance doit être de mise pour éviter tout risque de requalification par l'Administration fiscale ou l'URSSAF.

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Frédéric Rocci
Administrateur, fondateur de Compta Online