Débuter une comptabilité oblige d'abord à renseigner les informations minimales sur l'entreprise ou la société. Il faudra ensuite choisir la date de clôture de l'exercice comptable, le plan comptable à utiliser et le plan de journaux.
C'est un minimum pour pouvoir ensuite saisir ses premières écritures comptables. L'objectif de ce qui suit est de vous faire gagner du temps dans le démarrage de votre comptabilité.
Débuter une comptabilité sur un nouveau logiciel comptable n'est pas un travail courant. Et chaque logiciel de comptabilité peut avoir ses propres règles.
Avant de pouvoir saisir ses premières écritures comptables, il faudra renseigner un certain nombre d'informations et faire des choix. Ces choix sont souvent très similaires d'un logiciel à l'autre. Sans eux, il n'est pas possible de saisir ses premières écritures comptables.
Comment paramétrer son logiciel comptable ?
Quelles sont les informations à collecter pour débuter sa comptabilité dans un logiciel comptable ?
Pour débuter une comptabilité dans un logiciel comptable installé ou une solution cloud, il faut se munir de l'extrait Kbis, de l'avis Sirene, des statuts de la société et du courrier envoyé par l'administration fiscale au moment de la création de l'entreprise ou de la société.
Sans ces informations, impossible d'identifier l'entreprise ou d'envoyer une déclaration de TVA.
Ces documents permettent de renseigner les informations indispensables que sont :
- nom ou raison sociale de l'entreprise ;
- statut juridique (SARL, entreprise individuelle...)
- adresse ;
- SIREN ;
- SIRET ;
- code APE ;
- activité principale ;
- date de création de l'entreprise ;
- date de clôture de l'exercice comptable ;
- nom, prénom et qualité du dirigeant (gérant, président, chef d'entreprise...) ;
- Numéro de TVA ;
- ROF ou référence d'obligation fiscale pour la TVA ;
- régime fiscal au regard de la TVA.
Des informations complémentaires seront nécessaires pour les autres déclarations fiscales, qui nécessitent l'acquisition d'un autre logiciel ou une saisie directe sur le site impots.gouv.fr pour les petites entreprises. Parmi ces informations se trouvent les noms, adresses, dates et lieux de naissance des associés de sociétés.
Comment ouvrir son premier exercice comptable dans un logiciel et débuter sa comptabilité ?
La date de début et de fin de l'exercice comptable est l'une des premières informations à renseigner pour ouvrir un exercice comptable. Viennent ensuite souvent le choix du plan comptable et des journaux comptables.
La plupart des logiciels proposent des modèles de plans comptables et des listes de journaux pré-paramétrées parmi lesquels il faudra choisir. Chaque type de journal a son utilité.
Ensuite, si l'ouverture du nouvel exercice comptable procède d'un changement de logiciel ou lorsqu'il existe une comptabilité d'un exercice précédent, il suffira de gérer les a-nouveaux. La reprise des soldes de l'exercice précédent lorsqu'ils existent est obligatoire. Si des corrections sont nécessaires, elles se feront généralement sur l'exercice en cours.
Comment débuter une comptabilité de trésorerie dans un logiciel de comptabilité ?
Débuter une comptabilité de trésorerie dans un logiciel de comptabilité est très simple. Il suffit de choisir un plan comptable simplifié et d'ouvrir deux journaux.
Le premier journal sera le journal qui correspond au compte bancaire professionnel. Le second journal est celui des opérations diverses.
Pourquoi un journal d'opérations diverses ? Pas pour l'enregistrement des créances et dettes mais pour toutes les factures réglées autrement que par le compte bancaire de l'entreprise. Il peut s'agir de règlements en espèces alors que l'entreprise n'a pas de caisse en interne ou des avances du dirigeant.
S'il y a plusieurs comptes bancaires et que l'entreprise utilise une caisse enregistreuse, il faudra ouvrir autant de journaux de trésorerie que de comptes bancaires et de caisse.
Exemple
Un micro entrepreneur décide d'utiliser un logiciel pour ses recettes et dépenses. Il dispose d'un seul compte bancaire et ses factures ne sont jamais payées en espèces. Lorsqu'il paie une facture en espèces, c'est avec ses fonds personnels.
Ce micro entrepreneur aura besoin d'un journal de banque pour son compte bancaire et d'un journal d'opérations diverses pour ses avances de trésorerie.
En l'absence de compte bancaire professionnel, un journal unique d'opérations diverses permettra de comptabiliser les opérations professionnelles réglées à partir du compte personnel.
En comptabilité de trésorerie, on choisit généralement le plan comptable simplifié et une liste limitée de journaux.
Comment débuter une comptabilité classique dans un logiciel de comptabilité ?
Pour commencer une comptabilité classique ou d'engagement, il faudra créer au minimum 4 journaux. Ces journaux sont le journal d'achat, le journal de vente, le journal de trésorerie et le journal d'opérations diverses. Il faudra aussi choisir un plan comptable.
A ces journaux auxiliaires classiques, peuvent s'ajouter des journaux pour les paies et les charges sociales, des journaux pour les déclarations de TVA, les notes de frais, les règlements par cartes bleues etc. Ce sont tous des journaux d'opérations diverses personnalisés.
Les logiciels de comptabilité proposent souvent plusieurs plans comptables par défaut. Un plan comptable simplifié et un plan comptable plus détaillé pour les entreprises et sociétés commerciales sont les versions les plus courantes.
Parfois, il existe aussi un plan comptable agricole, un plan comptable pour les professions libérales, un plan comptable pour les sociétés civiles immobilières ou un plan comptable pour les associations.
Dans tous les cas, le plan comptable est personnalisable et l'utilisateur pourra créer tous les comptes dont il a besoin.
Bien gérer la création des comptes 512 et 530 et des journaux de trésorerie quand on débute sa comptabilité
Les journaux de trésorerie (banque, caisse) sont particuliers pour deux raisons. La première raison est qu'ils sont systématiquement jumelés avec un compte de trésorerie (compte 512 ou compte 530).
La seconde raison est qu'ils font en principe l'objet d'un rapprochement bancaire.
De plus en plus souvent, les écritures bancaires sont importées depuis le site internet de la banque et comptabilisées automatiquement.
En présence de plusieurs comptes bancaires, il faudra penser à renommer le journal de trésorerie et le libellé du compte avec le nom de la banque et le numéro de compte.
Exemple
Un journal de trésorerie peut être nommé en fonction du nom de la banque et du numéro du compte : « SocGen 123456789 » et le compte 512 aura un libellé similaire. Le nom du journal sera alors abrégé SG puisque dans notre exemple, le compte est ouvert à la société générale.
L'objectif de cette pratique est d'associer le compte 512, le journal de trésorerie et le relevé bancaire du premier coup d'oeil sans avoir à chercher l'information lorsqu'il y a plusieurs comptes bancaires. Elle permet aussi d'éviter des erreurs et de saisir les lignes d'un relevé bancaire dans le mauvais journal ou le mauvais compte.
Bien gérer la création des comptes de tiers clients et fournisseurs
Dans une comptabilité d'engagement en créances et dettes, une comptabilité classique, il est souvent nécessaire de créer un compte par fournisseur ou client important.
Les comptes 401 et 411 deviennent alors ce que l'on appelle des comptes collectifs. Sur la balance générale, les comptes auxiliaires fournisseurs et clients seront additionnés sous les comptes 401 et 411.
L'utilisateur du logiciel choisit alors la structure de ces comptes de tiers qui peuvent être entièrement numériques ou alphanumériques. Ces choix sont importants pour bien gérer ses comptes de tiers.
Exemples de structure de comptes de tiers
La structure des comptes clients et fournisseurs peut prendre différentes formes. En voici quelques exemples :
- 401ABC ou 411ABC ;
- 401001 à 401999 ;
- F pour fournisseur avec 5 chiffres ou lettres ;
- C pour clients avec 5 chiffres ou lettres.
A chacun de trouver le système le plus facile à retenir.
