EFL

Comment numéroter les pièces comptables?

15 réponses
25 429 lectures
Ecrit le : 27/07/2015 10:23 par Stamot06

Bonjour,

pour me mettre aux normes vis à vis des nouvelles obligations nées du FEC, je cherche à savoir comment numéroter de manière pertinente (mais légale), mes pièces comptables.

Je sais que les factures/avoirs que j'émets doivent être numéroté(e)s séquentiellement et sans trous. Quid des factures fournisseur? Puis-je utiliser leurs numéros de factures dans ma comptabilité? Dois-je effectuer une numérotation moi-même? Dans ce cas, est-il possible de prendre en préfixe "année/mois" et de redémarrer à 1 à chaque mois?

Apparemment, le numéro de pièce est obligatoire pour chaque écriture dans le FEC. Et pour les écritures bancaires? Dois-je numéroter chaque ligne de mon relevé de compte et m'en servir comme numéro de pièce?

Merci beaucoup pour vos réponses.

PS: J'aurai certainement d'autres questions relatifs au FEC. Y a-t-il un endroit du forum dédié à ces questions?

Re: Comment numéroter les pièces comptables?

Ecrit le : 27/07/2015 12:32 par Elo44

Bonjour,

Il ne faut pas confondre la numérotation des factures clients / fournisseurs et l'enregistrement comptable.

Concernant vos factures clients, vous connaissez déjà la règle de numérotation. Concernant vos factures fournisseurs, c'est eux qui détermine la leur.

Il ne vous reste donc plus qu'à enregistrer comptablement vos pièces.

La question qui se pose est : comment le faites-vous? Par le biais d'un logiciel? Dans un tableur?

Pour ma part, j'utilise un logiciel (CIEL COMPTA) qui, à chaque enregistrement d'écriture, émet un numéro unique (intitulé "numéro de mouvement") . C'est ce numéro que je reporte à chaque fois sur mes factures de vente et mes factures d'achat en le faisant précéder du code du journal dans lequel je les ai saisies.

Par exemple, quand j'enregistre une facture de vente, je vais reporter sur ma facture le code VT18555 (qui correspond à journal de VENTE et au numéro d'enregistrement 18555). Quand le client me paiera cette facture je reporterai BQ18556 (BQ étant le code pour mon journal de banque et 18556 le numéro de saisie).

Ainsi en regardant une pièce comptable (une facture client, pour l'exemple), je sais si elle a été enregistrée (code VT attribué) et si elle a été payée (code BQ attribué).

Idem pour les achats :  HA - BQ

J'enregistre les salaires de même : SA - BQ

etc...

En résumé, mes factures auront 3 "codes" :

- le numéro de facture (client ou fournisseur) que je reporte sur mes enregistrements comptables pour le retrouver plus facilement

- le numéro d'enregistrement comptable de l'achat ou de la vente

- le numéro d'enregistrement comptable du règlement client ou fournisseur

Si vous utilisez un logiciel, le ficher FEC sera automatiquement créé (et au bon format) au fur et à mesure de votre saisie comptable. Sinon, il vous faudra formater votre outil pour qu'il puisse exporter au bon format ce fichier.

En espérant avoir donné des pistes d'info,

Bien cordialement,

Elodie



--------------------
Elodie

Re: Comment numéroter les pièces comptables?

Ecrit le : 29/07/2015 01:38 par Stamot06

Merci pour vos eclaircissements.

En fait, j'utilise un logiciel comptable "maison" développé par mes soins et qui me convenait bien (mon entreprise est assez petite -300 ecritures/an). Pour  effectuer le suivi des règlements que vous décrivez, je passe par une zone "référence commande" et j'ai une fonctionnalité qui me permet de visualiser toutes les lignes d'écriture associées à cette référence. Mon entreprise faisant de l'achat/vente de pièce d'occasion, cela me permet non seulement de visualiser l'aspect émission facture client/règlement facture client, mais aussi réception facture fournisseur fournisseur/règlement facture fournisseur.

Je ne sais pas si j'ai correctement décrit la cinématique de mon entreprise mais si vous l'avez compris, pensez vous que ma zone "Référence" puisse servir de numérotation de pièce?

Ce qui me gêne un peu dans la cinématique que vous décrivez, c'est que je pensais que le logiciel servait à saisir puis restituer selon des règles de tri différentes les informations comptables, toutes les informations saisies se trouvant sur la pièce comptable. Or là, il y a saisie de l'écriture, génération d'un numéro de mouvement et répercussion de ce mouvement sur le document papier: c'est surprenant.

Re: Comment numéroter les pièces comptables?

Ecrit le : 29/07/2015 07:59 par Mozo
Message édité le 29/07/2015 08:05 par Mozo

Bonjour,

Pour rejoindre Elo44, 

Vous voulez vous compliquer la vie inutilement,

Vous n'avez pas besoin de numéroter les factures fournisseurs dans un ordre chronologique, le plus simple c'est d'utiliser dans la zone "référence" ou "numéro" ou "pièce"  le numéro de la facture fournisseur qui vous permet d'identifier la pièce d'origine ou à défaut dans la zone libellé du mouvement.

Il existe aucune règle qui exigerait la numérotation chronologie des factures fournisseurs dans sa comptabilité, en 31 ans de métier je l'ai rencontré qu'une seule fois et je ne trouve pas cela très pertinent.

En revanche

j'utilise un logiciel comptable "maison" développé par mes soins

Si c'est sous excel, votre comptabilité ne sera pas reconnue par le fisc et si c'est une base de donnée avec un programme fait maison, cela veut dire aussi que vous êtes capable de modifier les données par conséquent votre comptabilité ne serai pas reconnue pour la même raison.

A mon avis il est inévitable d'utiliser un programme du commerce

Cordialement

Christian


Re: Comment numéroter les pièces comptables?

Ecrit le : 29/07/2015 10:54 par Membre

Bonjour,

Confirmation : attention aux logiciels "maison" ! Votre compta pourrait être rejetée (sauf si vous êtes auto-entrepreneur).

Cordialement

Re: Comment numéroter les pièces comptables?

Ecrit le : 29/07/2015 14:20 par Stamot06

Mozo:

je cherche justement à rester "dans les clous" tout en simplifiant au possible: si la loi ne m'impose pas de renuméroter séquentiellement les pièces fournisseurs, je ne le ferai pas mais je veux être sûr qu'on ne me cherchera pas misère en cas de contrôle.

Concernant les logiciels "maison", certes je pourrais créer un logiciel permettant les modifications dans tous les sens mais si je respecte les règles concernant notamment les clôtures/validations et qu'il n'y a pas de "trous" dans les écritures, bref, si respecte les règles imposées par l'administration fiscale en matière de tenue de comptabilité informatique, quelles justifications pourraient être fournies par les fisc, pour rejeter?

sinon

- le fisc aurait organisé un principe d'agréments (à l'instar de ce qui existe pour les remontées de bilan depuis deux ans) en imposant que seuls les logiciels ayant reçu l'agrément pourraient être utilisés. Or, à ma connaissance, ce principe d'agrément n'existe pas.

- les grandes entreprises (voire certaines PME) utilisant leurs propres chaînes de traitement comptable verraient également leur comptabilité rejetée

Re: Comment numéroter les pièces comptables?

Ecrit le : 29/07/2015 14:23 par Frédéric Rocci

Bonjour,

Je vous invite à lire l'article suivant sur cette thématique :

Bien cordialement,

Frédéric



--------------------
Rocci Frédéric
Fondateur de Compta Online
Média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre
La communication digitale sur Compta Online en détail[Mémoire DEC] Comment publier un sondage sur Compta Online ?

Re: Comment numéroter les pièces comptables?

Ecrit le : 29/07/2015 19:38 par Mozo

Re

Une des plus grande société de diffusion de logiciel de gestion, Sage pour pas le nommer avait été sanctionnée par le fisc en raison de leur méthode de clôture des écritures. 

Les blancs, les ratures, la modifications est en principe interdit dans une comptabilité depuis des décennies.

En principe les logiciels numérotes en interne toutes les lignes de façon que si vous ajoutez une écriture sur l'exercice 2013  elle prendra le numéro chronologique après la dernière écriture de juillet 2015.

Cordialement

Christian

Re: Comment numéroter les pièces comptables?

Ecrit le : 29/07/2015 21:47 par Stamot06

Je suis un petit peu étonné de ce que vous dites.

En principe, j'ai le droit de changer de logiciel chaque année (voire même plus d'une fois par an en faisant une exportation/importation, mais laissons ce cas il est vrai tortueux de côté). Dans ce cas, en début d'exercice, les données comptables du nouveau logiciel sont vierges. Arrivé, en mai lorsque le bilan de l'année précédente est définitif, on peut saisir les écritures d'à nouveau au 1er de l'année en cours.Si j'ai la mauvaise idée de saisir des données sur une exercice de deux ans antérieur, comment l'ancien logiciel pourrait-il connaître des données appartenant au nouveau logiciel (en l'occurence, le numéro de la dernière ligne d'écriture saisie dans le nouveau logiciel).

Dès lors, pourquoi n'aurai-je pas le droit à chaque début d'année de réinitialiser tout mon environnement comme s'il s'agissait d'un nouveau logiciel?

D'une manière connexe quoiqu'un peu hors sujet, suis-je obligé légalement de clôturer le dernier mois saisi au moment de l'établissement de la déclaration de TVA ou puis-je clôturer seulement en fin d'exercice? (par "clôturer", j'entends "valider les écritures" et donc figer le brouillard de saisi. A ce moment et dès l'instant où j'étais encore en phase de brouillard, j'ai encore le droit avec mon logiciel de renuméroter les écritures. Non?

Re: Comment numéroter les pièces comptables?

Ecrit le : 02/08/2015 02:58 par Stamot06

pas de réponse?

j'espère que je n'ai vexé personne...

Twitter   Facebook   Linkedin

Pour poster un nouveau message, vous devez vous enregistrer en tant que membre ou vous connecter à votre compte.
L'inscription est rapide et gratuite !

Inscription nouveau membre   Connexion

Perte de nom d'utilisateur   Perte de mot passe
RECEIPT BANK