Comment comptabiliser les frais de formation des salariés ?

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Les frais de formation des salariés peuvent être considérés comme des honoraires en compte 6228, des frais divers, compte 6188 ou des rémunérations diverses, compte 641 selon le cas.

Un règlement de l'ANC homologué le 30 avril 2020 précise le sort des frais de formation dans le cadre de la mise en service d'une immobilisation.

Qu'ils s'appellent droit individuel à la formation, compte personnel de formation (CPF), congé individuel de formation (CIF) ou plan de formation, les dispositifs sont nombreux.

Selon la logique choisie, le compte comptable pour la formation n'est pas forcément le même. Il diffère aussi d'une doctrine à l'autre, selon que l'on travaille avec le Mémento comptable ou une autre source. Plusieurs solutions sont possibles, chacune avec sa logique propre.

De plus, lorsqu'ils constituent un versement libératoire, les frais de formation seront assimilés à la contribution de formation qu'ils viennent diminuer. Cette contribution à la formation est comptabilisée en compte 6333 « participation des employeurs à la formation professionnelle continue ».

En 2020, le compte a un nouveau libellé dans le plan comptable et s'intitule désormais « Contribution unique des employeurs à la formation professionnelle ».

Frais de formation et valorisation d'une immobilisation corporelle ou incorporelle

L'évaluation du coût d'entrée des immobilisations corporelles et incorporelles peut désormais tenir compte des frais de formation sur option. 

Ces frais de formation sont les frais externes qui sont engagés pour la mise en service de l'immobilisation.

Selon le règlement ANC n°2019-09, ils peuvent désormais être rattachés au coût d'acquisition d'une immobilisation corporelle ou incorporelle.

Des informations figurent en annexe des comptes annuels.

Comment comptabiliser les formations ?

Les formations des salariés sont en principe comptabilisés dans un compte de charges (services extérieurs).

Lorsqu'ils sont engagés dans le cadre de la mise en service d'une immobilisation corporelle ou incorporelle, une option pour l'incorporation au coût d'acquisition est possible.

Comptabiliser les frais de formation externe des salariés : 6228 ou 633 ou 6188

Lorsque les frais de formation ne sont pas associés à l'acquisition d'une immobilisation ou lorsque l'option n'est pas exercée, les avis peuvent diverger.

Deux situations sont à distinguer selon qu'il existe ou non une prise en charge par un organisme paritaire.

Lorsque l'entreprise bénéficie d'une contrepartie à la formation

Les frais de formation sont à comptabiliser comme des rémunérations d'intermédiaires et d'honoraires (compte 6228 en services extérieurs) lorsque l'entreprise bénéficie d'une contrepartie et non en compte 6333 qui reste un compte d'impôts et taxes (1).

Seules les dépenses considérées comme libératoires et pouvant être déduites de la participation à la formation professionnelle continue, pouvaient figurer en compte 63.

Lorsque l'entreprise ne bénéficie d'aucune contrepartie à la formation

Lorsque le salarié utilise son compte CPF ou dans le cadre d'un licenciement ou d'une démission, l'entreprise ne bénéficie pas toujours d'une contrepartie à la formation effectuée.

Les frais de formation peuvent alors être comptabilisés en compte 6281 divers (2), complété par un compte 44566 TVA déductible le cas échéant et un compte 401 « Fournisseurs ».

Exemple de comptabilisation des frais de formation

Une entreprise fait appel à un formateur indépendant ou à un organisme de formation pour former une dizaine de salariés au nouvel ERP. Elle loue un local pour les quelques jours de formation. Le loyer s'élève à 2 000¤, il est soumis à TVA.

Le formateur facture un total de 15 000¤ TTC.

Numéro de compte

Local mis à disposition pour la formation

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

6132

 

Loyer du local de formation

2000¤

 

44566

 

TVA sur la location

400¤

 

 

401

Bailleur du local

 

2400¤

Numéro de compte

Frais de formation : formateur indépendant

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

6228

 

Facture du formateur

12500¤

 

44566

 

TVA sur la formation

2500¤

 

 

401

Formateur X

 

15000¤

Comptabiliser la rémunération du salarié en formation : 641 et 645

La rémunération du salarié en formation est comptabilisée comme le reste de sa rémunération. Elle fera partie de l'OD de salaires, l'écriture de comptabilisation des salaires.

Ces sommes seront généralement noyées dans les comptes 641 et 645 selon qu'il s'agit de salaire brut ou de charges sociales.

La solution alternative : le compte 648 « Autres charges de personnel »

Tout le monde ne considère pas les frais de formation du personnel comme des frais divers ou des honoraires.

Certains les comptabilisent également en compte 648 « autres charges de personnel » afin de rassembler, sous la racine 64, tous les frais liés au personnel.

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Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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