Comment comptabiliser les frais de formation des salariés ?

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Les frais de formation des salariés peuvent être considérés comme des honoraires en compte 6228, des frais divers, compte 6188 ou des rémunérations diverses, compte 641 selon le cas. Tout dépend de la manière dont la formation est organisée dans l'entreprise.

Lorsqu'ils constituent un versement libératoire, ils seront assimilés à la contribution de formation qu'ils viennent diminuer. Cette contribution à la formation est comptabilisée en compte 6333 « participation des employeurs à la formation professionnelle continue ».

Qu'ils s'appellent Droit individuel à la Formation (utilisable jusqu'au 1er janvier 2021), Compte Personnel de Formation (CPF), Congé individuel de formation (CIF) ou plan de formation, les dispositifs sont nombreux.

Comment comptabiliser les frais de formation externes des salariés ?

Numéro de compte

Comptabiliser les frais de formation des salariés

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

6228 ou 6188

 

Formation de trois salariés

10000¤

 

44566

 

TVA sur la formation

2000¤

 

 

401

Organisme X

 

12000¤

Selon la logique choisie, le compte comptable pour la formation n'est pas forcément le même. Il diffère aussi d'une doctrine à l'autre, selon que l'on travaille avec le Mémento comptable ou une autre source. Plusieurs solutions sont possibles, chacune avec sa logique propre.

Comptabiliser les frais de formation externe des salariés : 6228 ou 633 ou 6188

Lorsque le salarié est envoyé en formation par son employeur, quel que soit le dispositif, cela a un coût, même en cas de prise en charge par un organisme paritaire (OPCA par exemple).

L'organisme de formation envoie généralement une facture à l'entreprise, qui la règle, avant de se faire rembourser (sauf si la convention prévoit un règlement direct de l'organisme de formation par l'organisme paritaire).

Dans tous les cas, lorsque le salarié est formé, en accord avec son employeur, l'entreprise a une contrepartie : les nouvelles compétences du salarié.

Toutefois, lorsque le salarié utilise son DIF ou ses heures de CPF pour lui-même, sans l'accord de son employeur, dans le cadre d'un départ (licenciement par exemple), il n'y a pas de contrepartie pour l'entreprise.

Lorsque l'entreprise bénéficie d'une contrepartie à la formation

Les frais de formation sont à comptabiliser comme des rémunérations d'intermédiaires et d'honoraires (compte 6228) lorsque l'entreprise bénéficie d'une contrepartie et non en compte 6333 qui reste un compte d'impôts et taxes (1).

Seules les dépenses considérées comme libératoires et pouvant être déduites de la participation à la formation professionnelle continue, pouvaient figurer en compte 63.

Lorsque l'entreprise ne bénéficie d'aucune contrepartie à la formation

Lorsque le salarié utilise son compte CPF ou dans le cadre d'un licenciement ou d'une démission, l'entreprise ne bénéficie pas toujours d'une contrepartie à la formation effectuée.

Les frais de formation peuvent alors être comptabilisés en compte 6281 divers (2).

Exemple de comptabilisation des frais de formation

Une entreprise fait appel à un formateur indépendant pour former une dizaine de salariés au nouvel ERP. Elle loue un local pour les quelques jours de formation. Le loyer s'élève à 2 000¤, il est soumis à TVA.

Le formateur facture un total de 15 000¤ TTC.

Numéro de compte

Local mis à disposition pour la formation

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

6132

 

Loyer du local de formation

2000¤

 

44566

 

TVA sur la location

400¤

 

 

401

Bailleur du local

 

2400¤

Numéro de compte

Frais de formation : formateur indépendant

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

6228

 

Facture du formateur

12500¤

 

44566

 

TVA sur la formation

2500¤

 

 

401

Formateur X

 

15000¤

Comptabiliser la rémunération du salarié en formation : 641 et 645

La rémunération du salarié en formation est comptabilisée comme le reste de sa rémunération. Elle fera partie de l'OD de salaires, l'écriture de comptabilisation des salaires.

Ces sommes seront généralement noyées dans les comptes 641 et 645 selon qu'il s'agit de salaire brut ou de charges sociales.

La solution alternative : le compte 648 « Autres charges de personnel »

Tout le monde ne considère pas les frais de formation du personnel comme des frais divers ou des honoraires.

Certains les comptabilisent également en compte 648 « autres charges de personnel » afin de rassembler, sous la racine 64, tous les frais liés au personnel.

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Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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