Les délais de paiement font l'objet d'une réglementation stricte, édictée par le Code de commerce dans l'article L. 441-6 [1].
Outre le rôle important dévolu aux conditions générales de vente, hors dérogation sectorielle et/ou exception liée à la nature du produit, il n'est pas possible de déroger aux règles en matière de délai de paiement.
Si votre entreprise fait l'objet d'un contrôle de ses délais de paiement, et à l'image de tous les contrôles, il convient de se préparer afin d'optimiser le déroulement de celui-ci.
La typologie des informations à transmettre, nécessite généralement de retravailler les données afin de les restituer dans un format synthétique.
Cette étape est très chronophage et nécessite des compétences comptables afin de pouvoir « lire » les informations présentes en comptabilité et renseigner des informations cohérentes dans un support de restitution.
Compte tenu des amendes éventuelles, il est peut être opportun d'avoir recours à un prestataire externe afin de pouvoir restituer ces informations de manière fiable et homogène dans un délai compatible avant les opérations de contrôle.
En effet, concernant les délais de paiement, le Code de commerce dispose que :
le délai convenu entre les parties pour régler les sommes dues ne peut dépasser soixante jours à compter de la date d'émission de la facture. Par dérogation, un délai maximal de quarante-cinq jours fin de mois à compter de la date d'émission de la facture peut être convenu entre les parties, sous réserve que ce délai soit expressément stipulé par contrat et qu'il ne constitue pas un abus manifeste à l'égard du créancier. En cas de facture périodique, au sens du 3 du I de l'article 289 du Code général des impôts, le délai convenu entre les parties ne peut dépasser quarante-cinq jours à compter de la date d'émission de la facture.
Les sanctions en cas de non-respect des délais de paiement : amende et publication de la sanction
Les sanctions relatives aux non-respect de la réglementation peuvent être relativement lourdes pour une TPE/PME.
En effet, les sanctions s'élèvent à 75 000¤ pour une personne physique et à 2 000 000¤ pour une personne morale (avec une publication publique de la sanction). Par ailleurs, il est utile de rappeler que la loi n°2016-1691 [2] du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique a instauré la notion de cumul des manquements, qui conduit à majorer le montant de l'amende pour une même personne morale, qui peut atteindre 4 000 000¤.
A contre-courant du secret des « affaires », on note la volonté du législateur d'impacter l'image de marque de l'entreprise à travers la publication à grande échelle de la sanction. Dans ce cas, le préjudice lié à une éventuelle perte de chiffre d'affaires est difficilement quantifiable.
Le contrôle des délais de paiement : les CAC et la DGCCRF
Le contrôle des délais de paiement a un impact sur le rapport des commissaires aux comptes et la DGCCRF diligente des contrôles.
Le contrôle des délais de paiement par le(s) commissaire(s) aux comptes
Les sociétés qui ont l'obligation de produire un rapport de gestion, doivent mentionner la décomposition de leurs dettes fournisseurs et clients par date d'échéance.
Cette information fait l'objet d'un contrôle par le(s) commissaire(s) aux comptes si l'entreprise bénéficie de la certification de ces comptes par un tel professionnel [3].
Le non-respect des délais de règlement va impacter la troisième partie du rapport du commissaire aux comptes, intitulé « Vérifications et informations spécifiques ».
Le contrôle de la DGCCRF
Le rôle de la Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des fraudes est généralement bien connu du « grand-public » et à fortiori des professionnels pour son rôle en matière de contrôle de l'application de la réglementation relative à la consommation.
Le contrôle du respect des délais de règlement fournisseurs/clients est une des prérogatives de la DGCCRF. Généralement, les opérations de contrôle sont diligentées par leur antenne régionale.
Comment préparer un contrôle de la DGCCRF ?
Au même titre que les contrôles fiscaux et sociaux, il est impératif de préparer le contrôle afin de faciliter le travail de l'inspecteur.
Dans un premier temps, si vous avez un expert-comptable, nous vous conseillons de vérifier dans votre lettre de mission si l'assistance en cas de contrôle de la DGCCRF est incluse dans sa mission.
Dans un deuxième temps, il convient de répartir les rôles entre votre entreprise et votre expert-comptable et/ou prestataire qui vous aidera dans cette préparation.
A titre d'exemple, nous vous conseillons de préparer les documents suivants (liste non-exhaustive) :
- une présentation de l'entreprise et de son/ses activités ;
- le nombre de factures fournisseurs réglées pour les deux exercices (Extraire les mouvements du compte bancaire et de neutraliser ce qui n'est pas un règlement fournisseur : salaire par exemple) ;
- une copie de vos comptes annuels sur les deux dernières années ;
- la balance générale pour chaque exercice (PDF + Excel) ;
- la balance auxiliaire fournisseurs pour chaque exercice (PDF + Excel) ;
- le grand livre fournisseurs pour chaque exercice (PDF) ;
- le rapport sur les comptes annuels de votre commissaire aux comptes (si vous en avez un) ;
- l'organigramme du groupe auquel appartient votre entreprise (si possible avec les SIRET pour faciliter le rapprochement) ;
- le nom de l'éditeur et du logiciel comptable utilisé dans votre entreprise.
D'autres documents peuvent être demandés par le contrôleur, mais nous ne publierons pas cette liste car les demandes peuvent varier.
Les opérations de contrôle
Généralement, le contrôleur demandera la préparation d'un tableau qui pourra servir de base de contrôle. A défaut d'une telle demande, il convient de le préparer afin de disposer d'un socle de documents utiles dans la phase contradictoire.
A titre d'exemple, vous pouvez préparer le tableau avec les colonnes suivantes :
- le nom du fournisseur ;
- la date de facture ;
- le numéro de pièce ;
- le montant HT de la facture ;
- la date de règlement ;
- le mode de règlement (si paiement via un avoir) ;
- l'appartenance au groupe ;
- etc...
A partir de ce tableau, il est probable que le contrôleur réalise des tests par échantillonnage, puis vous demande l'original de la facture.
L'avenir du contrôle ?
Dans une démarche d'accroissement de la productivité des contrôles, il n'est pas impossible que la DGCCRF impose la transmission du FEC préalablement au contrôle. Dès lors, une analyse via un outil ad hoc pourra être réalisé et permettra d'orienter les opérations de contrôle.
