Collecte des données sociales : où en est votre cabinet ?

C'est le rendez-vous d'échange entre MyCompanyFiles et ses clients. Les Rendez-vous à la Tour, évènements réguliers organisés à distance ou dans les locaux de notre entreprise à Paris pour discuter ensemble de l'évolution de la profession et de co-construire les solutions de demain.

La dernière édition de ce rendez-vous partait d'un constat simple : très utilisée par les cabinets pour collecter des données comptables, notre plateforme d'échange l'est moins pour traiter des données sociales, alors que les fonctionnalités nécessaires sont sensiblement identiques. Comment expliquer cette différence ? Que dit-elle des modes de production des missions sociales ? Et surtout, comment y remédier ?

Collecte et restitution, points faibles des logiciels de paie ?

Schématiquement, la gestion des flux d'un pôle social passe par plusieurs étapes :

• une phase de relance du client, pour lui rappeler de transmettre les variables de paie ;
• la collecte proprement dite de ces éléments ;
• la production des bulletins de salaire et des déclarations sociales ;
• la restitution des livrables, bulletins de paie et déclarations sociales. 

Il ressort des échanges avec nos clients que les principaux logiciels de paie proposent des modules de restitution ou de collecte, mais que ceux-ci s'avèrent bien souvent trop complexes ou peu lisibles pour les dirigeants de TPE. Tout l'intérêt d'une plateforme d'échange est donc de de simplifier ces étapes avec des processus fluides à la fois pour le client final et pour les collaborateurs du pôle social.

2 exemples de processus de traitement de la donnée sociale récurrente

Deux cas d'usage d'une plateforme d'échange permettent selon nous d'automatiser la collecte et la restitution des données sociales, et donc de gagner un temps précieux tout en fiabilisant les données transmises. Dans les TPE avec moins de 5 bulletins de salaire à traiter par mois, on peut imaginer un processus rapide et ultra-simplifié :

• mise en place d'un rappel automatique récurrent pour avertir le client ;
• collecte des variables par l'application smartphone du cabinet, avec un formulaire ultra-simplifié disponible nativement sur la plateforme ;
• récupération par le collaborateur des données compilées et saisie dans le logiciel de paie ;
• mise à disposition des bulletins de paie dans le dossier du dirigeant.

Dans les entreprises de taille plus importante, et notamment au-delà de 10 bulletins par mois, on peut imaginer un processus plus complet :

• mise en place d'un formulaire personnalisé, envoyé en début de mois, puis rappel automatique pour relancer le client en fin de mois ;
• collecte des variables de paie via la fiche navette adaptée à chaque client, selon son secteur, son effectif, ses contraintes particulières ;
• intégration du fichier dans le logiciel de paie ;

• production de la paie puis restitution au client avec validation préalable via la plateforme et scellement du fichier par le cabinet ;

• mise à disposition des bulletins de paie dans le dossier du dirigeant et dépôt des bulletins de salaire dans les coffres forts des salariés.

Collecter les éléments non récurrents

Gérer un dossier en social, toutefois, ne se résume pas à la collecte mensuelle de variables de paie. C'est aussi traiter des événements ponctuels, comme une embauche, une rupture conventionnelle ou un accident du travail par exemple. Dans ce domaine, le rôle d'une plateforme comme MyCompanyFiles est de faciliter l'expression du besoin d'une part, et de fiabiliser la transmission des éléments nécessaires d'autre part.

Très concrètement, sur notre plateforme, des boutons présents sur la page d'accueil permettent au client d'exprimer un besoin puis d'être redirigé vers un formulaire de saisie des premières données nécessaires à l'établissement de la mission. Là encore, le gain de temps est important, puisque le collaborateur n'a plus à redemander constamment les mêmes informations pour des évènements semblables.

Des attentes fortes en matière d'interopérabilité

Les rendez-vous à la Tour démontrent enfin que les cabinets d'expertise comptable ont des attentes importantes en matière d'interopérabilité et de restitution, signe d'une maturité grandissante sur le sujet de la donnée.

De nombreux responsables de pôle social ont ainsi exprimé leur souhait de voir leur plateforme d'échange communiquer avec davantage de solutions tierces, pour collecter des données toujours plus riches. Des chantiers sur lesquels MyCompanyFiles travaille, en ouvrant son API à d'autres éditeurs, ou en cherchant à obtenir l'ouverture des APIs de solutions tierces.

D'une plateforme d'échange au cockpit du dirigeant ?

Les cabinets expriment aussi leur volonté de faire de la plateforme d'échange du cabinet un véritable « cockpit » pour le dirigeant. C'est une excellente nouvelle pour nos équipes, qui travaillent tout particulièrement sur le chantier de la restitution de la donnée client cette année.

Les prochaines semaines donneront donc lieu à de nouveaux échanges, et de nouveaux moments de co-construction pour réfléchir aux données à collecter dans les solutions du cabinet et à la meilleure façon de les restituer simplement sur la page d'accueil du client.

Faut-il donner une information globale sur la masse salariale ? Analyser les taux de charges ? Croiser ces informations avec des données comptables contenues dans le logiciel métier du cabinet ? Afficher un calendrier des échéances à venir ? MyCompanyFiles fluidifie les échanges entre le cabinet et le client, mais permet aussi de décloisonner les flux entre les différents services du cabinet. Ces questions concentrent donc toute notre attention.