Tout savoir sur la circularisation

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La circularisation ou demande de confirmation des tiers est utilisée par les experts-comptables et les commissaires aux comptes dans le cadre de leurs missions.

Elle est définie comme le fait d'obtenir de la part d'un tiers une déclaration adressée au commissaire aux comptes concernant une ou plusieurs informations.

La circularisation ou procédure de confirmation des tiers est une procédure qui consiste à demander à un tiers, clients, fournisseurs, un extrait de sa comptabilité, par exemple.

Le but est de vérifier la concordance avec la comptabilité de l'entité auditée ou révisée (et l'absence d'actif fictif pour la confirmation des clients par exemple).

La circularisation est :

  • prévue par la NEP 500 « caractère probant des éléments collectés » (arrêté du 19 juillet 2006) ;
  • et précisée par la NEP 505 « demande de confirmation des tiers » (arrêté du 22 décembre 2006).

Ce sont deux normes d'exercice professionnel des commissaires aux comptes ou NEP.

Focus DSCG

La confirmation des tiers fait l'objet de questions dans de nombreux sujets de l'UE4 du DSCG. C'est le cas par exemple entre 2017 et 2020 avec des questions sur la définition, l'intérêt (assertions) ou encore la procédure.

Qui sont les destinataires d'une circularisation ?

La circularisation, appelée procédure de confirmation de tiers, est réalisée à la demande du CAC auprès des tiers travaillant avec l'entité auditée. Une entreprise demande la circularisation aux tiers suivants :

  • les fournisseurs ;
  • les clients ;
  • la banque ;
  • les avocats ;
  • les autres tiers ;
  • le cadastre ;
  • la conservation des hypothèques ;
  • les sociétés de crédit-bail ;
  • etc.

La sélection des tiers se fait par sondages en fonction du risque qui existe sur le poste concerné. Ce risque s'apprécie en fonction de la qualité des procédures et du contrôle interne de l'entreprise auditée.

Dans le cadre de l'audit des comptes, la sélection des tiers peut se faire en fonction de l'importance des soldes ou de leur ancienneté, des régularisations effectuées au cours de la période, de l'existence de soldes anormaux (clients créditeurs, etc.).

La circularisation des clients permet de valider à la fois l'existence et la valorisation des créances clients. Elle est dite fermée puisque la société communique une balance auxiliaire aux clients concernés, à charge pour eux de confirmer les montants ou de transmettre un extrait de leur compte fournisseur.

La circularisation des fournisseurs permet de vérifier l'exhaustivité de la dette à la clôture de l'exercice. Elle est ouverte puisque c'est au fournisseur de communiquer le montant de sa créance.

La circularisation des banques pour l'obtention d'un relevé de compte aide l'auditeur à obtenir confirmation des principales positions et engagements bancaires (soldes des comptes, emprunts, cautions, montant des effets escomptés non échus, etc.).

La circularisation des avocats est faite avec l'objectif de vérifier la liste des litiges en cours dans les plus grandes entités.

Quelle procédure pour une circularisation ?

La circularisation doit être demandée par l'entreprise auditée directement aux tiers. Au préalable, le commissaire aux comptes détermine le contenu des demandes de confirmation des tiers en fonction des assertions concernées et du facteur risque détecté.

Voici une synthèse des différentes étapes à respecter :

Etape 1

Le commissaire aux comptes, l'expert-comptable ou son collaborateur détermine les tiers auprès desquels une confirmation doit être demandée à l'entreprise auditée.

Etape 2

Une personne de l'entreprise auditée se charge d'établir un courrier auprès de chacun des tiers déterminés par le commissaire aux comptes. Ce courrier est une demande d'extrait de compte détaillé à transmettre directement au commissaire aux comptes.

Etape 3

Le commissaire aux comptes recense tous les détails des comptes obtenus afin de pouvoir réaliser les contrôles nécessaires dans le cadre de sa mission.

La mise en œuvre de cette diligence par le commissaire aux comptes implique l'accord de l'entité contrôlée, la sélection des tiers à confirmer, la communication à la société auditée de la liste des tiers (avec modèle de lettre), l'envoi des courriers par le commissaire aux comptes, la réception des réponses, les relances éventuelles.

Les étapes suivantes permettent de dépouiller et traiter les réponses, de rechercher des explications et de mettre en place des contrôles alternatifs pour fonder son opinion sur les comptes si besoin.

Petite précision

Tout retour de l'extrait de compte du tiers directement à l'entreprise auditée ne peut pas être retenu dans le cadre de la mission d'audit.

Il n'y a pas de format bien particulier à respecter : les retours peuvent se faire soit par mail, soit par courrier et la relance par fax est possible.

En l'absence de réponse, un test alternatif via les paiements réalisés est possible.



Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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