Tout savoir sur la circularisation

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La crise sanitaire liée à l'épidémie de Covid-19 peut poser quelques problèmes aux experts-comptables et aux commissaires aux comptes en pleine période fiscale.

Les circularisations sont plus difficiles.

La circularisation ou procédure de confirmation des tiers est une procédure qui consiste à demander à un tiers, clients, fournisseurs, un extrait de sa comptabilité.

Le but est de vérifier la concordance avec la comptabilité de l'entité auditée ou révisée.

La circularisation est :

  • prévue par la NEP 500 « caractère probant des éléments collectés » ;
  • et précisée par la NEP 505 « confirmation auprès des tiers ».

Ce sont deux normes d'exercice professionnel des commissaires aux comptes ou NEP.

Covid-19 et crise sanitaire : que faire en l'absence de réponse à une circularisation ?

La crise sanitaire crée des difficultés sans précédent en matière d'acheminement des courriers et colis postaux.

Lorsque les confirmations directes des transactions ou des soldes des comptes n'ont pas été reçues par le commissaire aux comptes, il en tire les conséquences. Selon l'importance de l'assertion, il peut être amené à émettre des réserves voire à refuser de certifier.

Les demandes de confirmation par email sont toutefois admises, sauf en présence d'un risque inhérent élevé au sens de la NEP 315.

Qui sont les destinataires d'une circularisation ?

La circularisation est réalisée à la demande du CAC auprès des tiers travaillant avec l'entité auditée. Une entreprise demande la circularisation aux tiers suivants :

  • les fournisseurs ;
  • les clients ;
  • la banque ;
  • les avocats ;
  • les autres tiers ;
  • le cadastre ;
  • la conservation des hypothèques ;
  • les sociétés de crédit-bail ;
  • etc...

La circularisation des clients permet de valider à la fois l'existence et la valorisation des créances clients. Elle est dite fermée puisque la société communique une balance auxiliaire aux clients concernés, à charge pour eux de confirmer les montants ou de transmettre un extrait de leur compte fournisseurs.

La circularisation des fournisseurs permet de vérifier l'exhaustivité de la dette à la clôture de l'exercice. Elle est ouverte puisque c'est au fournisseur de communiquer le montant de sa créance.

La circularisation des banques pour l'obtention d'un relevé de compte aide l'auditeur à obtenir confirmation des principales positions et engagements bancaires (soldes des comptes, emprunts, cautions, montant des effets escomptés non échus etc.).

La circularisation des avocats est faite avec l'objectif de vérifier la liste des litiges en cours dans les plus grandes entités.

Quelle procédure pour une circularisation ?

La circularisation doit être demandée par l'entreprise auditée directement aux tiers. Au préalable, le commissaire aux comptes détermine le contenu des demandes de confirmation des tiers en fonction des assertions concernées et du facteur risque détecté.

Voici une synthèse des différentes étapes à respecter :

Etape 1

Le commissaire aux comptes, l'expert-comptable ou son collaborateur détermine les tiers auprès desquels une confirmation doit être demandée à l'entreprise auditée.

Etape 2

Une personne de l'entreprise auditée se charge d'établir un courrier auprès de chacun des tiers déterminés par le commissaire aux comptes. Ce courrier est une demande d'extrait de compte détaillé à transmettre directement au commissaire aux comptes.

Etape 3

Le commissaire aux comptes recense tous les détails des comptes obtenus afin de pouvoir réaliser les contrôles nécessaires dans le cadre de sa mission.

Petite précision

Tout retour de l'extrait de compte du tiers directement à l'entreprise auditée ne peut pas être retenu dans le cadre de la mission d'audit.

Il n'y a pas de format bien particulier à respecter : les retours peuvent se faire soit par mail, soit par courrier et la relance par fax est possible.

En l'absence de réponse, un test alternatif via les paiements réalisés est possible.

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Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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