Monsieur,
Vous enregistrez dans un même compte les loyers versés et les appels de charges de copropriété.
Etant donné que le montant des appels de fonds ne correspond pas aux dépenses réelles, vous vous demandez comment procéder à la régularisation des dépenses de copropriété lorsque vous recevez le décompte des charges de l'année émanant du syndic.
Si la comptabilisation des dépenses de copropriété mises à la charge de votre locataire suit leur traitement fiscal, ce travail facilite l'établissement de votre déclaration de vos revenus fonciers.
C'est cette solution que nous allons vous proposer.
A. Le traitement fiscal des provisions pour dépenses de copropriété.
Fiscalement les provisions pour charges de copropriété que vous versées à votre régie sont déduites de vos revenus fonciers l'année de leur versement (N) et régularisées l'année suivante (N+1)
Vous déduisez de vos revenus fonciers le montant des provisions pour charges que vous avez versées au cours de l'année N diminué des provisions déduites l'année précédente correspondant à des charges non déductibles ainsi qu'aux dépenses que vous avez mis à la charge de votre locataire.
Qu'en conséquence, les provisions reçues de votre locataire et leur régularisation influencent les charges de copropriété que vous pouvez déduire de vos revenus fonciers au titre de l'exercice suivant leur perception.
B. Nos hypothèses.
Si nous supposons que les avances sur charges représentent à 10% du montant des loyers que vous avez perçus et si vous souhaitez que vos enregistrements comptables découlent des dispositions fiscales ci-dessus, nous vous proposons de constater dans votre comptabilité les enregistrements suivants.
C. Les écritures enregistrées en N.
1. La comptabilisation éclatée des encaissements du locataire.
Les loyers constituent des recettes imposables sur l'année de leur versement. Ils sont donc comptabilisés par un compte de produit. Tandis que les provisions sur charges impactent le montant des dépenses qui pourront être déduite au cours de l'exercice suivant. C'est pourquoi, leur enregistrement ne doit pas influencer le résultat imposable de l'année et qu'en conséquence, elles sont comptabilisées dans un compte de tiers avances et acomptes.
N°
libellé
Débit
Crédit
512
Banque
12000
419
Clients avances et acomptes reçus sur charges
1200
706
Loyers
10800
Enregistrement du loyer
2. L'appel des fonds par le syndic au cours de l'année N.
Supposons que votre syndic tous les trimestres exige que vous lui versiez à titre de provision une somme de 750 € et supposons qu'il s'agisse de votre première année d'exploitation. Vous comptabilisez au titre de l'exercice l'écriture suivante :
N°
Libellé
Débit
Crédit
614
Charges locatives et de copropriété
3000
512
Banque
3000
Paiement des charges de copropriété
3. Première année d'exploitation
Vos dépenses que vous pouvez déduire de vos revenus fonciers sont égales aux provisions versées au cours de l'année (3000) diminuées du montant des charges non déductibles (0) et des dépenses répercutées sur le locataire (0).
Sur la première année d'exploitation, les provisions pour charges de copropriété constituent dans leur intégralité des dépenses déductibles de vos revenus fonciers. (au vu des informations que vous nous avez fournies)
C. Les enregistrements comptables sur l'exercice N+1.
Ici, vous avez l'obligation de comptabiliser plusieurs écritures :
1. L'écriture constatant le loyer majoré de la régularisation.
Dès que vous recevez le décompte de la copropriété, vous répercutez le montant de la régularisation sur la prochaine quittance que vous émettez à destination de votre locataire :
N°
Libellé
Débit
Crédit
512
Banque
1200
419
Clients avances et acomptes reçus sur charges (dont 200 de régularisation)
300
706
Loyers
900
Enregistrement du loyer
2. Le paiement des charges de copropriété incombant au locataire.
Le syndic arrête les comptes qui sont approuvés par l'assemblée. L'organe délibérant fixe pour chaque participant et pour l'exercice N+1 des provisions pour charge de copropriété s'élevant à
Au vu des hypothèses que nous avons retenues, vous comptabilisez l'écriture suivante au moment du règlement des dépenses.
N°
Libellé
Débit
Crédit
419
Avances et acomptes versés par les locataires
1400
614
Charges locatives et de copropriété
2600
512
Banque
4000
Paiement des charges de copropriété
Le solde du compte 614 " Charges locatives et de copropriété " représente le montant des dépenses de copropriété que vous pouvez déduire de vos revenus fonciers. Il est bien égal à la différence entre le montant des provisions versées au titre de N+1 diminué des dépenses que vous avez répercutées sur votre locataire.
Le compte 419 " avances et acomptes sur charges de copropriété se trouve soldé au moment du paiement des dépenses de copropriété au syndic
Ce schéma d'écritures limite les rectifications extra-comptables, retraitements obligatoires nécessaires pour passer d'un résultat comptable au résultat imposable. Il vous permet de suivre au mieux les avances effectuées et les régularisations de charges demandées aux locataires si vous ouvrez un compte d'avances sur charges par année et par locataire.
D .Conclusion.
Chaque mois, vous scindez les versements reçus de votre locataire en deux parties distinguant ainsi son loyer de ses charges. Au moment de la réception du décompte, vous majorez le loyer du mois du montant de la régularisation. Enfin vous réglez le gestionnaire de la copropriété soldant ainsi les avances sur charges versées par votre locataire au titre de l'année précédente.
Ce schéma d'écritures vous permet :
- D'isoler les recettes imposables à déclarer au titre de l'année N ; (compte 706))
- D'inscrire exclusivement la part des dépenses de copropriété déductible au titre d'un exercice (Compte 614). En corolaire, vous pouvez également constater le montant des charges de copropriété non déductibles de vos revenus fonciers
- De suivre le montant des charges que vous " refacturez " à vos locataires et d'apprécier avec exactitude le montant de la régularisation qu'ils doivent supporter au vu du décompte qui vous est remis.
- De faciliter l'établissement de votre déclaration de revenus fonciers.
En espérant avoir retenu une solution qui puisse vous convenir.
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T.MOLLEAncien premier correcteur de France des examens de l'expertise comptable