Charges locatives reçues et régularisation annuelle

Bonsoir,

Je suis propriétaire d'un appartement que j'ai mis en location meublée non professionnelle. J'ai opté pour le régime réel simplifié et dois donc tenir une comptabilité.

Dans les loyers que me verse mon locataire (disons 1000€), il y a une part correspondant à une provision sur charges locatives (disons 150€). Néanmoins, je comptabilise ces loyers de la façon suivante, sans distinguer la partie correspondant aux charges et sans passer par un compte de tiers. C'est ce que faisait mon expert comptable avant que je reprenne la comptabilité :

512 Banque 1000 (Débit)

708 Loyers reçus 1000 (Crédit)

Est-ce que cela vous semble correct comme mode de comptabilisation ? Ou faudrait-il que je distingue les provisions de charges et si oui comment ?

Ensuite, une fois par an, lorsque je reçois les comptes définitifs de la copropriété, je calcule les charges récupérables et les compare aux provisions appelées auprès de mon locataire. Si les provisions sont inférieures aux charges réelles, comme c'est le cas cette année, je demande au locataire de me verser la différence (disons 200€). Or, je ne sais pas trop comment comptabiliser cette régularisation. 

Je pensais faire tout simplement ainsi :

512 Banque 90 (Débit)

708 Loyers reçus 90 (Crédit)

Qu'en pensez-vous ?

Parallèlement, je comptabilise ainsi les provisions pour charges de copropriété que je paye trimestriellement au syndic (disons 250€ par trimestre).

614 Charges de copropriété 250 (Débit)

512 Banque 250 (Crédit)

Je comptabilise de la même façon la régularisation de charges annuelles. Si je n'ai pas assez versé de provisions, je fais :

614 Charges de copropriété 110 (Débit)

512 Banque 110 (Crédit)

Et si j'ai trop versé, je fais :

614 Charges de copropriété 110 (Crédit)

512 Banque 110 (Débit)

Au final, le résultat doit être bon, mais au niveau de la présentation... je ne sais pas trop si tout ça est correct.

Je vous serais donc très reconnaissant pour vos conseils.

Merci d'avance

Cordialement

Monsieur,

Vous  enregistrez dans un même  compte les loyers versés et les appels de charges de copropriété.

Etant donné que le montant des appels de fonds ne correspond pas aux dépenses réelles, vous vous demandez comment procéder à la régularisation des dépenses de copropriété lorsque vous recevez le décompte des charges de l'année émanant du syndic.

Si  la comptabilisation des dépenses de copropriété mises à la charge de votre locataire suit  leur traitement fiscal, ce travail facilite l'établissement de votre déclaration de vos revenus fonciers.

C'est cette solution que nous allons vous proposer.

A. Le traitement fiscal des provisions pour  dépenses de copropriété.

Fiscalement les provisions pour charges de copropriété  que vous versées à votre régie sont déduites de vos revenus fonciers l'année de leur versement (N) et régularisées l'année suivante (N+1)

Vous  déduisez  de vos revenus fonciers le montant des provisions pour charges  que vous avez versées au cours de l'année  N diminué des provisions déduites l'année précédente correspondant à des charges non déductibles  ainsi qu'aux dépenses que vous avez mis à la charge de votre locataire.

Qu'en conséquence, les provisions reçues de votre locataire et leur régularisation  influencent les  charges de copropriété que vous pouvez déduire de vos revenus fonciers au titre de l'exercice suivant leur perception.

B. Nos hypothèses.

Si nous supposons  que les avances sur charges représentent  à 10% du montant des loyers que vous avez perçus et si vous souhaitez que vos enregistrements comptables découlent des dispositions fiscales ci-dessus, nous vous proposons de constater dans votre comptabilité les enregistrements suivants.

C. Les écritures enregistrées en N.

1. La comptabilisation éclatée des encaissements du locataire.

Les loyers constituent des recettes imposables sur l'année de leur versement. Ils sont donc comptabilisés par un compte de produit. Tandis que les provisions sur charges impactent le montant des dépenses qui pourront être déduite au cours de l'exercice suivant. C'est pourquoi, leur enregistrement ne doit pas influencer le résultat imposable de l'année  et qu'en conséquence, elles sont comptabilisées dans un compte de tiers avances et acomptes.

N°

libellé

Débit

Crédit

512

Banque

12000

419

Clients avances et acomptes reçus sur charges

1200

706

Loyers

10800

Enregistrement du loyer

2. L'appel des fonds par le syndic au cours de l'année N.

Supposons que votre syndic  tous les trimestres exige que vous lui versiez à titre de provision une somme de 750 € et supposons qu'il s'agisse  de votre première année d'exploitation.  Vous comptabilisez au titre de l'exercice l'écriture suivante :

N°

Libellé

Débit

Crédit

614

Charges locatives et de copropriété

3000

512

Banque

3000

Paiement des charges de copropriété

3. Première année d'exploitation

Vos dépenses que vous pouvez déduire de vos revenus fonciers sont égales aux provisions versées au cours de l'année (3000) diminuées du montant des charges non déductibles (0) et des dépenses répercutées sur le locataire (0).

Sur la première année d'exploitation, les provisions  pour charges de copropriété constituent dans leur intégralité des dépenses déductibles de vos revenus fonciers. (au vu des informations que vous nous avez fournies)

C. Les  enregistrements comptables sur l'exercice N+1.

Ici, vous avez l'obligation de comptabiliser plusieurs écritures :

1. L'écriture constatant le loyer majoré de la régularisation.

Dès que vous recevez le décompte de la copropriété, vous répercutez le montant de la régularisation sur la prochaine quittance que vous émettez à destination de votre locataire :

N°

Libellé

Débit

Crédit

512

Banque

1200

419

Clients avances et acomptes reçus sur charges (dont 200 de régularisation)

300

706

Loyers

900

Enregistrement du loyer

2. Le paiement des charges  de copropriété incombant au locataire.

Le syndic arrête les comptes qui sont approuvés par l'assemblée. L'organe délibérant fixe pour chaque participant et pour l'exercice N+1  des provisions pour charge de copropriété s'élevant à

Au vu des hypothèses que nous avons retenues, vous comptabilisez l'écriture suivante  au moment du règlement des dépenses.

N°

Libellé

Débit

Crédit

419

Avances et acomptes versés par les locataires

1400

614

Charges locatives et de copropriété

2600

512

Banque

4000

Paiement des charges de copropriété

Le solde du  compte 614 " Charges locatives et de copropriété " représente le montant des dépenses de copropriété que vous pouvez déduire de vos revenus fonciers. Il est bien  égal à la différence entre le montant des provisions versées au titre de N+1 diminué des dépenses que vous avez répercutées sur votre locataire.

Le compte 419 " avances et acomptes sur charges de copropriété se trouve soldé au moment du paiement des dépenses de copropriété au syndic

 Ce schéma d'écritures limite les  rectifications extra-comptables, retraitements obligatoires nécessaires pour passer d'un résultat comptable au résultat imposable. Il vous permet de suivre au mieux les avances effectuées et les régularisations de charges demandées aux  locataires si vous ouvrez un compte d'avances sur charges par année et par locataire.

D .Conclusion.

Chaque mois, vous scindez les versements reçus de votre locataire en deux parties distinguant ainsi son loyer de ses charges. Au moment de la réception du décompte, vous majorez le loyer du mois du montant de la régularisation. Enfin vous réglez le gestionnaire de la copropriété soldant ainsi les avances sur charges  versées par votre locataire au titre de l'année précédente.

Ce schéma d'écritures vous permet :

• D'isoler les recettes imposables à déclarer au titre de l'année N ; (compte 706))
• D'inscrire exclusivement la part des dépenses de copropriété déductible  au titre d'un exercice (Compte 614). En corolaire, vous pouvez également constater le montant des charges de copropriété non déductibles de vos revenus fonciers
• De suivre le montant des charges que vous " refacturez " à vos locataires  et d'apprécier avec exactitude le montant de la régularisation qu'ils doivent supporter au vu du décompte qui vous est remis.
• De faciliter l'établissement de votre déclaration de revenus fonciers.

En espérant avoir retenu une solution qui puisse vous convenir.

bonjour

je ne pense pas que cette écriture soit correcte : la fiscalité lmnp en réel impose de déclarer les loyers charges incluses ; or si on passe par un compte 419 pour les charges dues par le locataire, la déclaration fiscale sera erronée.

dans ce cas, je pense que l'écriture proposée par Neosirius est la plus juste.

pouvez-vous confirmer ?

de mon côté je ventile les loyers hors charges en 706 et les charges locatives en 708.

merci