Changer d'outil de production : comment aborder la transition sereinement ?

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Le changement de l'outil de production du cabinet d'expertise comptable peut légitimement susciter des inquiétudes chez les collaborateurs et les associés. Afin de faciliter cette transition et d'atténuer ces inquiétudes, certaines pratiques peuvent être mises en place au moment de la prise en main du nouvel outil.

Tout changement d'outil de production requiert de la part des collaborateurs un minimum de capacité d'adaptation. Il est également possible pour les collaborateurs d'optimiser cette transition, en adoptant certaines pratiques plutôt que d'autres. Quelles sont ces petites astuces ?

 

Débuter avec plusieurs dossiers simples et facilement automatisables

Lors de la prise en main, les collaborateurs peuvent être tentés, pour tester l'outil, de sélectionner seulement un ou deux dossiers clients. Cette stratégie est peu efficace car une utilisation trop marginale de l'outil ne permet pas au collaborateur de se l'approprier pleinement. A contrario, il est également déconseillé aux collaborateurs de choisir un nombre trop important de dossiers.

La stratégie qui paraît la plus adaptée est le traitement, par chaque collaborateur, de quatre à dix dossiers simples et facilement automatisables. L'idéal est que chaque collaborateur puisse ensuite traiter progressivement de nouveaux dossiers au rythme qu'il souhaite. Si le nombre de collaborateurs le permet, le cabinet peut également affecter toute une équipe de collaborateurs à l'utilisation du nouvel outil. En adoptant cette stratégie, le cabinet se crée, en quelque sorte, une équipe de « référents internes ».

« Nous avons pris l'outil en main étape par étape. Nos collaborateurs ont commencé avec des « petits dossiers », puis ils ont ensuite traité des dossiers plus complexes dans la production, avec des sujets plus analytiques et nous n'avons pas rencontré de difficulté », Jonathan Khalfa, expert-comptable et commissaire aux comptes au sein du cabinet CECCA.

 

Explorer toutes les fonctionnalités du nouvel outil de production

Un outil de production est généralement constitué de différents modules qui permettent d'automatiser un certain nombre de tâches. Ces modules interagissent les uns avec les autres et permettent ainsi d'automatiser toute une chaîne de tâches. Pour ne pas brider l'outil de manière non intentionnelle, il est important que le collaborateur explore en profondeur l'ensemble des modules ou des fonctionnalités.

« Pennylane met actuellement en place un programme de certification pour accompagner les collaborateurs à la découverte de l'outil », Thibault de Bonnières, Partner Success chez Pennylane.

En adoptant cette stratégie, le collaborateur a également une meilleure compréhension générale de l'outil. Cela lui apporte assurance et sécurité.

 

Ne pas hésiter à demander de l'aide en cas de difficultés

Il est important que le collaborateur ne se sente pas seul face aux difficultés qu'il pourrait rencontrer au moment de la prise en main. Le collaborateur qui se trouve dans cette situation ne doit pas culpabiliser et ne pas hésiter à solliciter une aide extérieure. Pennylane met à disposition des nouveaux utilisateurs une équipe de Partner Success, constituée d'anciens salariés en cabinets d'expertise comptable. Cette expérience leur donne une parfaite connaissance du métier et de ses particularités.

« Cette expertise nous permet d'accompagner au mieux les cabinets pour qu'ils aient la meilleure expérience d'un outil qui est inédit sur le marché puisqu'il réunit outil de production côté cabinet et outil de pilotage (facturation, achats, trésorerie) côté dirigeants », Thibault de Bonnières.

Pennylane propose un accompagnement en amont avec des formations spécifiques adaptées aux besoins et aux disponibilités des collaborateurs et des experts-comptables.

« Nous proposons une formation asynchrone en ligne pour tous les collaborateurs des cabinets qui sont en cours de migration. Le e-learning permet de se former de manière très souple, où on veut quand on veut », Thibault de Bonnières.

Pennylane propose aussi aux utilisateurs un suivi tout au long de l'utilisation avec un chat dédié. Ils peuvent partager à tout moment leurs difficultés afin de trouver des solutions rapidement. L'intérêt d'un tel dispositif repose sur sa réactivité. L'équipe de Pennylane s'engage à donner une réponse à l'utilisateur en une demi-journée.

« Nous avons également, au sein des cabinets partenaires, des ambassadeurs, qui sont les interlocuteurs privilégiés de notre équipe Partner Success. Ce dispositif crée un climat favorable à la migration des dossiers sur Pennylane. Cette personne collecte les retours et possibilités d'améliorations de la plateforme afin que l'équipe Partner Success le transmette aux équipes technique et produit de Pennylane et s'assure que leurs demandes sont bien prises en compte. Être ambassadeur requiert trois qualités principales : une envie d'accompagner le changement, aimer partager et conseiller, avoir une appétence digitale », Thibault de Bonnières.

« Nous avons participé à des journées d'immersion chez Pennylane, avec leur équipe. Elles ont été très enrichissantes pour nos collaborateurs. Ensemble, ils ont passé en revue les fonctionnalités qui permettent de traiter les dossiers encore plus rapidement. Actuellement, lorsque nous portons à leur connaissance un point de blocage, nous avons un retour très rapide de leur part », Jonathan Khalfa.


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