*Bulletin de paie électronique et archivage
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Bulletin de paie électronique et archivage

Bulletin de paie électronique
Article écrit par Schmidt Sandra sur Twitter Schmidt Sandra sur LinkedIn (1621 articles)
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L'employeur qui décide de mettre en place les bulletins de paie sous forme électronique doit en informer les salariés. Cette mise en place du bulletin de paie électronique n'est pas obligatoire et l'information du salarié doit se faire par tout moyen conférant date certaine.

L'utilisation d'un coffre-fort numérique et d'un système d'archivage électronique (ou SAE) sera souvent nécessaire.

Enfin, l'employeur doit garantir la disponibilité des bulletins de paie soit pendant 50 ans soit jusqu'aux 75 ans du salarié. Il en conserve un double pendant au moins 5 ans.

La dématérialisation des bulletins de paie est possible depuis le 1er janvier 2017 en vertu des articles D3243-7 et suivants du code du travail. Les fiches de paie doivent être mises à disposition des salariés de façon permanente et ils doivent pouvoir les récupérer à tout moment.

Sécurité, confidentialité et facilité d'accès sont les principaux avantages de cette fiche de paie dont les conditions de remise aux salariés doivent aussi et avant tout respecter le RGPD, le fameux règlement général sur la protection des données. De nombreuses précisions ont été apportées par la CNIL sur ce point (RGPD et bulletin de paie) au début de l'année 2020.

La remise du bulletin se faisait souvent en version papier ou au format PDF et était envoyé par mail. Ce procédé qui n'est ni crypté, ni sécurisé ni signé ne répond pas aux conditions de sécurisation des données personnelles prévues par le règlement. En plus, le format PDF peut être aisément modifié pour faire une fausse fiche de paie.

Le bulletin de paie électronique (BPE) concerne potentiellement tous les salariés, y compris ceux de la fonction publique (agents civils de l'État, magistrats et militaires par exemple).

En cas de fermeture du service, le salarié est informé au moins trois mois à l'avance afin de pouvoir récupérer ses bulletins de paie.

Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ?

La dématérialisation évite la remise en mains propres ou l'envoi par courrier postal. Elle permet aussi de sécuriser les échanges. En lieu et place du PDF envoyé par email, le salarié bénéficiera d'un fichier sécurisé, d'un coffre-fort numérique et d'un système d'archivage électronique.

La fiche de paie sera disponible à tout moment depuis n'importe quel terminal connecté à internet.



Bulletin de paie électronique : mise en place et remise aux salariés

La remise des bulletins de paie aux salariés peut encore se faire de différentes manières. Envoyé par La Poste ou remis en main propre au salarié, ce type de fonctionnement ne pose pas de problème particulier.

Au format PDF, le bulletin de paie doit être signé ou scellé pour avoir valeur certaine avant d'être envoyé dans le coffre-fort numérique du salarié.

La remise d'un bulletin de paie électronique n'est pas obligatoire mais est possible par défaut sauf opposition du salarié. Le salarié peut faire part de son opposition à tout moment avant ou après la première remise du bulletin de paie électronique. Il doit simplement le faire par tout moyen lui conférant date certaine.

 

Le coffre-fort numérique doit permettre une mise à disposition à tout moment

Cette mise à disposition facilitée et accessible en tous lieux est prévue par la loi Travail en août 2016.

Le bulletin de paie numérique transite simplement du coffre-fort numérique de l'expert-comptable vers celui de la PME et celui du salarié.

Les différents coffres-forts doivent pouvoir communiquer entre eux puisqu'en cas d'erreur sur le bulletin, celui-ci doit pouvoir être mis à jour (et la mauvaise version du bulletin de paie dématérialisé doit pouvoir être supprimée.

Le système d'archivage électronique ne doit pas être confondu avec le coffre-fort numérique. C'est la version définitive qui est conservée et stockée dans le SAE.

 

Les spécificités du système d'archivage électronique

Un bon système ou SAE doit répondre aux critères de pérennité, intégrité, sécurité, traçabilité et exhaustivité. Quel que soit le format du document et ses évolutions dans le temps, celui-ci doit rester identique au format de dépôt et lisible pour le salarié.

La traçabilité permet de centraliser tous les mouvements d'entrée et de sortie.

Depuis le 21 novembre 2019, le téléchargement des bulletins de salaire n'est plus possible depuis le compte personnel d'activité des salariés. Le service a pris fin.

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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