Le budget prévisionnel est souvent une étape essentielle dans la démarche de création d'entreprise ou même de projets spécifiques, tout au long de l'année.
Les nouveaux projets liés à l'activité de l'entreprise doivent souvent faire l'objet d'un arbitrage pour optimiser l'allocation des ressources, idéalement pour se conformer aux objectifs stratégiques de l'entreprise.
L'objectif du budget prévisionnel au début d'un exercice comptable est de chiffrer et matérialiser ses objectifs, pour toute l'entreprise ou pour la réalisation d'un projet. Le budget prévisionnel est un outil de pilotage qui permet de réaliser un certain nombre de prévisions financières.
Véritable feuille de route pour les années à venir, ce budget prévisionnel pourra être amené à évoluer.
Au sein d'une PME ou d'une grande entreprise réalisant un budget prévisionnel, ce dernier peut aussi permettre d'évaluer la performance des différents acteurs et de les motiver, de communiquer la stratégie aux équipes et de développer l'apprentissage organisationnel, la manière dont une entreprise s'adapte à un environnement en constante mutation.
Avant de commencer, il faut distinguer plans, programmes et budgets. Les plans sont des prévisions pluriannuelles à moyen terme, de 3 à 5 ans. Les programmes en contrôle de gestion, sont des prévisions de quelques semaines ou mois pour prévoir les ventes, les approvisionnements, les besoins d'un atelier par exemple.
Le budget est la traduction chiffrée, la valorisation des différents éléments du programme. On distingue les budgets fonctionnels ou opérationnels des budgets financiers ou de synthèse.
Les premiers traduisent les ventes (le chiffre d'affaires), la production, les achats, les services généraux, les seconds en traduisent les conséquences globales. Ce sont les budgets de trésorerie et les documents prévisionnels de synthèse (compte de résultat et bilan prévisionnel).
Certains vont jusqu'à parler de liasse budgétaire comme on parlerait de liasse fiscale.
La phase d'élaboration du budget prévisionnel
L'élaboration du budget est un processus itératif qui fait intervenir les différents responsables budgétaires. Chaque département d'une entreprise peut être amené à établir son propre budget avant harmonisation. Un calendrier de travail et un rétroplanning sont souvent mis en place avec des dates butoirs pour chaque service ou fonction de la PME.
Ces travaux donnent lieu à la création d'un premier budget qui sera ensuite harmonisé grâce à l'échange d'informations entre les différents services, un peu comme une navette. Ils donneront naissance à un budget définitif.
La phase d'exécution et de révision du budget prévisionnel
Qu'il s'agisse de petites ou de grandes entreprises, elles sont nombreuses à réviser et l'adapter en cours d'année. C'est le suivi budgétaire ou révision du budget. L'objectif est de prendre en compte les premières réalisations et de s'adapter aux évolutions de l'environnement, aux actions des concurrents, au lancement de nouveaux produits, à l'augmentation imprévue du cours des matières premières etc. En fin d'année, on parlera parfois d'atterrissage, lors de la dernière évaluation de la performance.
La dernière étape consistera à tirer les enseignements de ces performances au niveau de l'organisation pour améliorer sans cesse ces pratiques.
Les différents types de budgets prévisionnels et opérationnels
Les différentes étapes de l'élaboration des budgets commencent par la sélection des budgets à construire avant l'élaboration des documents de synthèse prévisionnels. C'est en général le rôle du chef d'entreprise, qui pourra s'il le souhaite être accompagné par un expert comptable dans l'élaboration de son budget prévisionnel.
La première étape passe toujours par la construction du budget le plus important et le plus stratégique. De plus, tous les budgets opérationnels (production, approvisionnement, investissements, ventes...) n'apparaîtront pas dans toutes les organisations. Une startup de services ne présentera pas de budget de production par exemple.
Si le principal problème de l'entreprise se situe dans ses capacités de production, la première étape consistera à présenter le budget prévisionnel de production. À l'inverse, si elle fait face à une pénurie de matières premières (exemple actuel des semi-conducteurs) où s'il est nécessaire d'évaluer l'impact d'un changement de fournisseurs, le budget des approvisionnements pourra être en tête. Mais le plus souvent, c'est le budget des ventes que l'on présente en premier sauf dans les petites entreprises qui concentrent parfois leurs efforts sur le budget de trésorerie, d'où l'importance d'une étude des flux de trésorerie, à travers l'élaboration d'un tableau de trésorerie.
Comment faire un budget prévisionnel ?
Le budget prévisionnel est un ensemble de tableaux financiers qui permettent de prévoir la production, les approvisionnements, les investissements, les ventes (à l'aide d'une étude de marché) ou encore la trésorerie. Le plus simple à réaliser est probablement le budget de trésorerie qui dépend des encaissements et des décaissements. Il suffit de compléter les cases du modèle.
Les documents prévisionnels de synthèse, résultat de ces différents budgets et qui entrent dans le business plan, tels que le bilan prévisionnel et le compte de résultat prévisionnel sont décrits dans d'autres articles.
Frédéric Rocci
Fondateur de Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
Je suis avant tout un entrepreneur. Je cotoie et j'observe la profession comptable depuis plus de 20 ans. Rédacteur à mes heures perdues, j'affectionne plus particulièrement les sujets qui traitent des nouvelles technologies et du digital.
Découvrez comment communiquer sur Compta Online.