Boîte à chaussures numérique : quand dématérialiser les flux ne suffit plus

Pensez-y : dépôt de pièces à l'accueil du cabinet, envoi par courrier, transfert de pièces jointes sur la boite mail des collaborateurs, dépôt sur l'outil de gestion du client, photo via un smartphone, ou récupération sur divers sites marchands... la liste est souvent plus longue qu'on croit !

Quel est le risque ? Utiliser les meilleurs outils de dématérialisation du moment sans repenser les flux, et donc empiler les canaux de communication avec vos clients. Ou en d'autres termes : remplacer la traditionnelle boîte à chaussures... par une boîte à chaussures numérique.

Conséquences ? Des retards dans le traitement ou la restitution de la donnée, des boites mails surchargées, des solutions globalement peu utilisées et l'absence de processus uniforme au sein du cabinet. Le tout pour environ 18h de temps perdu chaque mois par chaque collaborateur pour simplement collecter ou restituer des pièces ou des informations [1].

3 principes pour guider toute démarche de rationalisation

La réduction du nombre de flux (entrants ou sortants) doit être guidée en ayant trois principes en tête. Principes tirés du bon sens :

• Traiter les « douleurs » liées aux flux par ordre d'intensité au sein du cabinet, en commençant par les tâches les plus chronophages ou les plus problématiques ;
• Se mettre systématiquement à la place du client à chaque décision, choix d'outil ou modification d'interface, en se posant une question simple : que verra le client ?
• Et bien s»r, se mettre systématiquement à la place du collaborateur, qui sera le seul utilisateur quotidien des solutions que vous retiendrez. 
  
  

Comment en est-on arrivé là ? 

L'empilement des flux et des solutions que nous décrivons est logique, compte tenu de la transformation de la profession. En quelques années, des cabinets structurés pour des flux 100% papier ont vu apparaître des flux numériques qui ont bousculé leurs habitudes et leur process. Comme de nombreux autres secteurs, l'expertise comptable a d» faire face à la transformation numérique.

Autre mouvement de fond, l'évolution de l'écosystème de la profession. Un écosystème qui s'est enrichi considérablement, avec de nouveaux acteurs et des solutions toujours plus spécifiques, et bien souvent extrêmement efficaces dans un domaine précis. L'apparition de ces nouveaux outils est une véritable chance, mais elle a compliqué l'environnement des cabinets, le travail des collaborateurs, et l'expérience utilisateur de vos clients (voir « La transformation numérique du cabinet, ou le syndrome de l'hyperchoix »).

Un exemple concret : la collecte des factures d'achats

C'est souvent le type de flux le plus « douloureux » du cabinet, contrairement aux flux bancaires, souvent bien dématérialisés et organisés, et aux factures de ventes, qui posent en général moins de problèmes. La collecte des factures d'achats, au contraire, est rarement harmonisée, comme en témoigne l'illustration ci-dessous. Jetez-y un coup d'«il et posez-vous la question : combien de canaux sont utilisés au sein de mon cabinet ?

Les flux du cabinet

Éliminer les canaux les moins pratiques, que ce soit pour les clients et pour les collaborateurs

Chez MyCompanyfiles, pour réduire le nombre de flux, nous avons raisonné de manière pragmatique. En éliminant les moyens de transmission les moins pratiques pour le dirigeant d'entreprise, comme l'enregistrement d'une pièce jointe d'un mail sur un disque local avant le dépôt sur la plateforme du cabinet. Puis, de la même façon, nous avons éliminé les flux qui compliquent la vie du collaborateur, comme la réception sur une boîte mail d'une pièce jointe transférée par le client.

Finalement, quels sont les flux qui survivent à cet examen ? Assez peu finalement :

• le scan de documents par le client avec transfert via une Demat'box ;
• la photo d'une pièce via smartphone ;
• le transfert de mail vers une plateforme, et non vers le collaborateur ;
• et enfin, la collecte automatisée.

Schéma optimisé

En centralisant ces flux sur un site web, un extranet, et une application smartphone, puis en connectant le tout à vos logiciels métiers de façon transparente pour le client final, nous rationalisons les flux au sein du cabinet. Voilà notre philosophie. Vous êtes libre de choisir les solutions de production pour votre cabinet, mais ces choix doivent être transparents pour les clients, pratiques pour lui et vos collaborateurs, et entièrement sécurisés.

Avec quel résultat ? Dans ce domaine, le mieux est sans doute de laisser parler nos clients, comme Benoît Hauss, expert-comptable et commissaire aux comptes associé au sein du cabinet AMC Consultants, à Echirolles :