Bien gérer son départ en vacances

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Publié le
Modifié le 18/06/2018
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Il est l'heure du départ en vacances ! Pour ne pas trop stresser pendant cette pause tant attendue, il est préférable de bien s'organiser afin de partir l'esprit tranquille. Voici quelques conseils pour bien préparer son départ en vacances.

Ne pas laisser trop de travail derrière soi

Dans la mesure du possible, essayez de terminer tous les dossiers en cours pour laisser le moins de suspens derrière vous. Au niveau des délais, vous pouvez vous organiser à l'avance pour obtenir les informations désirées ou les documents manquants pour l'aboutissement de votre projet.

Si cela n'est pas possible, il est important d'informer un collègue des dossiers en cours afin que ceux-ci puissent être traités pendant votre absence. Si votre collègue ne peut pas les traiter par manque de formation ou de connaissance, il peut au moins prendre les informations et vous les transmettre dès votre retour.

Ainsi, votre correspondant est pris en charge et votre dossier ne devient pas un effet brûlant que personne ne veut dans les mains.

Il est important de déléguer les tâches en cours à vos collègues, vous ne pouvez pas tout traiter avant votre absence.

Pour faire au mieux, vous pouvez lister tous les dossiers en cours de traitement dans un tableau en précisant le statut, la suite à donner ainsi que les correspondances importantes.

De plus, vous aurez normalement déconnecté à votre retour de vacances. Ce tableau vous servira également de repère pour reprendre en douceur sans devoir réfléchir à tout ce que vous avez laissé !

Déléguer les tâches à une personne en binôme

Selon la taille de l'entreprise, il est intéressant de pouvoir travailler le long de l'année en binôme. En effet, lorsqu'il est l'heure de partir en vacances, vous n'avez pas à expliquer tous vos dossiers en cours à un collègue qui ne maîtrise pas les tâches que vous accomplissez. Mieux, le binôme peut traiter les dossiers en cours de la même manière que si vous étiez présent donc votre retour en est facilité.

L'avantage du binôme est qu'il possède ses propres dossiers mais il peut également gérer vos dossiers sans pour autant avoir l'impression de faire 2 journées en 1 et d'être submergé. Ainsi, vos dossiers ne sont pas bâclés dans la prise en charge et dans le traitement.

Si vous ne possédez pas de binôme, vous pouvez déléguer vos dossiers à un collègue de confiance. En effet, certains projets ne peuvent pas attendre votre retour de vacances et il serait dommageable que tout s'arrête pendant votre absence.

D'une part, le client en serait lésé et sa prise en charge ne serait pas optimale.
D'autre part, vous risquez d'y penser pendant vos vacances et celles-ci ne vous permettraient pas de vous déconnecter convenablement.

Prévenir ses collègues et toutes les personnes de contact

Il est très important de communiquer les dates de vos vacances aux personnes avec qui vous avez l'habitude de traiter vos dossiers. Vos collègues, les clients, les fournisseurs, toutes les personnes susceptibles de vous contacter.

Ainsi, vos interlocuteurs peuvent anticiper votre départ et vos dossiers sont ainsi traités le plus complètement possible. En effet, le client qui a besoin d'une prestation fait en sorte de pouvoir obtenir le nécessaire et ainsi il ne s'organise pas au dernier moment de peur de ne pas obtenir ce dont il a besoin.

De plus, votre boîte mail n'est pas surchargée de messages de vos interlocuteurs qui vous réclament des rendez-vous ou des documents nécessaires à l'avancement de votre dossier en cours.

Puis, en communiquant vos dates de vacances, vos personnes de contact ne souhaitent pas traiter pendant votre absence et ne sont pas agacés de votre absence. Vos dossiers sont soit traités avant votre départ, soit cela peut attendre votre retour. Tout en douceur !

Mettre un message d'absence

Le message d'absence est en effet indispensable si vous ne voulez pas revenir submergé par les relances des personnes qui n'ont pas obtenu de retour de votre part suite à l'envoi de leur mail.

Prévenir le maximum de personnes de votre absence est une chose, toutefois il est vivement conseillé de paramétrer votre message d'absence. Cela permet de pouvoir reprendre vos mails tranquillement à votre retour de vacances.

Le contenu du message doit être court et bien construit en comportant les éléments suivants : vos dates d'absence et votre date de retour, si vous lisez vos mails pendant cette date ou pas, une personne de contact en cas d'urgence (votre binôme ou votre collègue de confiance).

Et surtout, soyez professionnel... N'oubliez pas de bien le relire avant de l'activer afin d'éviter les mauvaises dates et reprendre celles des précédentes vacances. De plus, n'oubliez pas de le désactiver dès votre retour si vous n'avez pas paramétré de date de fin d'activation.

Déconnecter

Le meilleur conseil qui peut être donné !!!

Pour cela, commencer par ranger votre bureau avant votre départ, cela possède l'effet de vide. Ainsi, vous ne conservez pas cette image de débordement de dossiers que vous devrez traiter à votre retour et permet de vous aider à vider votre esprit.

Si vous le pouvez, couper complètement avec le travail. Pas de téléphone, pas de mail et aucun contact avec vos collègues sauf pour envoyer vos photos à la mer ou à la montagne !

Concentrez-vous sur la détente et le bien-être que peut vous procurer ces vacances que vous avez attendu depuis de nombreux mois et qui sont, certainement, méritées !

Sur ces bons conseils, nous vous souhaitons de passer d'excellentes vacances et de bien en profiter !!!

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Adeline Rocci
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
Je suis passionnée par les ressources humaines et la vie en entreprise, thématiques de prédilection que je traite sur mes articles.
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