Traditionnellement, l'expert-comptable passe beaucoup de temps à rassembler les données, que ce soit par la collecte des factures et extraits de comptes ou par les courriers de rappels pour les documents manquants.
Aujourd'hui, l'automatisation permet de maximiser la productivité des équipes et d'obtenir un meilleur retour sur investissement pour la masse salariale. Encore faut-il s'organiser en conséquence.
L'avenir de la profession n'est pas dans la saisie des factures mais dans la « maîtrise de la donnée » précise André Vincent, expert-comptable en région lyonnaise.« La clé du succès est avant tout la volonté managériale au sein du cabinet et les ressources humaines pour mettre en oeuvre cette volonté ». Les experts-comptables doivent redéfinir leur stratégie et parfois « recruter des talents qui ne sont pas obligatoirement comptables ».
Témoignage au sein d'un cabinet qui utilise le logiciel de production d'IBIZA Software en le connectant à d'autres outils.
L'effet couteau suisse à la place du logiciel unique
Les technologies d'aujourd'hui offrent une opportunité : celle de travailler encore plus étroitement avec ses clients. Mais pour y parvenir, il faut « repenser sa stratégie, tester de nouveaux outils, mettre à jour régulièrement ses procédures et surtout, être agile » estime André Vincent.
Dans son cabinet, le premier centre d'intérêt est « l'acquisition numérique c'est-à dire l'automatisation, le traitement de l'image depuis 20 ans ». Une bonne gestion de la donnée permet de « parler de gestion de l'entreprise avec son client et non de comptabilité qui les intéresse moins »
C'est pour cette raison qu'il s'est rapidement intéressé aux différents outils, logiciels métiers, CRM, logiciels dédiés au travail collaboratif interne au cabinet ou externe qui peuvent aisément communiquer entre eux via les API et autres connecteurs. « Ils apportent alors la fluidité dans la collecte et le partage de données ».
Après avoir étudié plusieurs logiciels de production, son cabinet a sélectionné la solution IBIZA pour son ouverture sur les solutions externes, son écosystème, gage de fluidité. « Ibiza a choisi d'avoir un fonctionnement avec des partenaires tels que Receipt Bank pour la collecte de données et Everial qui est notre coffre-fort électronique » précise encore André Vincent.
Un nouveau mode de management du cabinet : le travail collaboratif en interne et avec les clients
Le digital oblige les cabinets d'expertise comptable à revoir toute leur organisation interne. Pour utiliser et essayer de nouveaux outils et logiciels, le cabinet s'organise en mode projet. Car « les clients sont mûrs et à l'aise avec leur smartphone, il est temps de changer » nous dit encore André Vincent.
Et pour aider les clients à franchir le pas, le projet peut-être confié à un collaborateur référent qui sera le principal interlocuteur des clients et des autres collaborateurs. C'est important, surtout lorsque les projets sont nombreux ou que le passage au digital se fait par étapes. Ce collaborateur référent ne s'occupera parfois que de l'implantation et du paramétrage des technologies, pour ne pas impacter ceux qui font du déclaratif.
L'organisation du cabinet tout entier s'adapte alors peu à peu pour optimiser les process et gagner toujours plus de temps. Pour réussir, « le client doit trouver un intérêt à cette démarche » estime encore André Vincent. Le premier intérêt pour lui est le retour des données, l'accès instantané sur un site sécurisé et leur mise à jour permanente. Avec la numérisation, les pièces comptables peuvent rester chez le client.
Ainsi, la technologie change le paysage de la profession comptable dans un sens que personne n'aurait pu imaginer quelques décennies plus tôt. Le plus difficile aujourd'hui est de trouver les technologies matures, celles qui valent la peine d'investir du temps et de l'argent. C'est souvent un gros travail de réflexion au sein du cabinet. Au cabinet André Vincent, ce travail de réflexion a abouti chez Ibiza et son écosystème.
Pour plus d'informations, vous pouvez découvrir le fonctionnement de l'écosystème d'IBIZA Software dans l'espace « live démo » au stand T180 au 73è congrès de l'Ordre des experts-comptables, du 10 au 12 octobre 2018.
Découvrez la Plateforme IBIZA !
Pensée pour les experts-comptables, collaborateurs et entrepreneurs
100% de votre production comptable, fiscale et sociale