Le 77e congrès de l'Ordre des experts-comptables se déroulera pour la première fois au salon de la Porte de Versailles à Paris, du 28 au 30 septembre prochain. Nous serons présents durant ces 3 jours afin de vous présenter notamment nos dernières fonctionnalités pour simplifier toujours plus le processus de facturation de vos clients.
Ainsi, vous améliorez votre relation client et vous pouvez consacrer plus de temps à d'autres tâches, sources de revenus pour le cabinet.
Axonaut propose de nouvelles fonctionnalités qui permettent d'automatiser l'édition, la gestion et le paiement des factures récurrentes du cabinet. On vous explique tout.
L'automatisation des factures récurrentes : comment ça marche ?
Il est d'abord conseiller à l'expert-comptable de mettre en place des modèles. Ils vont permettre de créer des packages de prestations qui pourront être sélectionnés en cas de besoin lors d'une nouvelle commande (trimestriel ou mensuel par exemple).
Il doit ensuite créer un devis. Il ne sera pas envoyé au client mais il servira de base de référence pour la facturation automatique. Il sélectionne la prestation vendue, le nom d'un client et définit un prix.
Après la validation et la génération, une commande va se créer. C'est dans cette commande que l'expert-comptable peut paramétrer la facturation automatique via le système de prévisionnel.
Il faut ensuite préciser un titre, une période de facturation ainsi que la fréquence (mensuel, trimestriel).
Enfin, l'expert-comptable n'a plus qu'à indiquer à l'outil s'il souhaite qu'il génère automatiquement la facture, qu'il l'envoie au client ou même qu'il la prélève directement sur le compte du client (grâce au système de paiement Gocardless, qui peut être intégré).
Le système de facturation est ainsi entièrement automatisé. Ce fonctionnement est particulièrement adapté aux prestations fixes.
Conseil
Si le cabinet doit faire des révisions d'un mois sur l'autre, il est recommandé de ne pas actionner la génération automatique, de manière à recevoir une notification afin de pouvoir modifier ou valider la facture avant l'envoi aux clients.
Enfin, l'expert-comptable pourra retrouver sur son tableau de bord un prévisionnel de chiffre d'affaires qui reprendra notamment toutes les factures récurrentes. Cette fonctionnalité peut être très utile pour avoir une idée de son business sur les prochains mois.
Retrouvez dans cette vidéo Youtube, une mise en situation de ces nouvelles fonctionnalités.
Les avantages à mettre en place un prélèvement automatique
Grâce à l'outil complémentaire Gocardless qui peut être intégré, Axonaut s'occupe de créer, d'envoyer et de prélever la facture à la date d'échéance directement sur le compte du client. Pour se faire, lors de l'envoi de la première facture, le client a juste à remplir et à signer électroniquement le mandat de prélèvement. Grâce à ce dernier, toutes les prochaines factures seront prélevées automatiquement sur son compte.
Ce prélèvement automatique présente de nombreux avantages pour le cabinet et le client :
- plus de relance à faire. Cela permet d'éviter des tensions inutiles avec le client ;
- plus de frais de refus de prélèvement ;
- plus de xml à transférer à la banque ;
- en cas d'acceptation du paiement, l'outil fait le rapprochement automatique des paiements et des reçus.
Le prélèvement automatique offre aussi au client une certaine sérénité dans le suivi du paiement de ses factures car il n'a plus à s'en occuper, Axonaut et Gocardless s'occupent de tout.
La dématérialisation des factures : une démarche RSE
Nous constatons plus nettement, chaque été, les effets préoccupants du dérèglement climatique, causé par l'activité humaine. Cette problématique ne concerne pas uniquement les grandes entreprises ou les grands groupes. Les TPE/PME françaises et les experts-comptables ont pris conscience qu'ils pouvaient et devaient agir chacun à leur niveau. L'Ordre des experts-comptables a d'ailleurs décidé de faire de la durabilité un des thèmes centraux de son prochain congrès.
Pour un cabinet d'expertise comptable ou une entreprise, dématérialiser son processus de facturation est une action concrète qui peut entrer dans le cadre d'une stratégie RSE (ou responsabilité sociétale des entreprises).
En n'imprimant pas leur factures, le cabinet et l'entreprise réduisent leur consommation de papier, dont la fabrication est très polluante. C'est un engagement en faveur du respect du développement durable.
Retrouvez les équipes d'Axonaut du 28 au 30 septembre prochain au 77e congrès de l'Ordre des experts-comptables, Porte de Versailles à Paris, sur le stand P135. Vous pourrez assister à une démonstration en direct des dernières fonctionnalités de notre outil de facturation dédié aux cabinets d'expertise comptable.