Depuis plusieurs années, l'innovation technologique bouleverse le mode de travail des experts-comptables. En leur permettant de gagner du temps au quotidien, l'automatisation les aide aussi à pouvoir se concentrer sur des actions à forte valeur ajoutée et à toujours mieux répondre aux besoins de leurs clients dans des délais optimisés.
La transformation digitale amène l'automatisation dans les cabinets d'experts-comptables
Le changement est là (et le milieu comptable le salue)
La transformation digitale a mis du temps avant d'investir le milieu de la comptabilité, mais elle est désormais là pour durer. En soutien, en renfort même, l'automatisation permet aux cabinets comptables de se développer à hauteur de leurs ambitions. Mais de quelle automatisation parle-t-on essentiellement ?
- l'automatisation des tâches récurrentes juridiques et administratives : collecte d'informations, vérification des documents, optimisation des coûts, etc. ;
- l'automatisation de la saisie comptable : production des écritures comptables sans aucune revue.
Automatiser est un gain de temps, une réduction des coûts et une amélioration des processus et des workflows pour les experts-comptables. Il semblerait d'ailleurs que le plus compliqué dans le passage à l'automatisation soit le premier pas, l'initiative, car une fois que la démarche est en place, tout se déroule sans accroc sur la durée, pour le grand bonheur des principaux concernés.
Or, bien que cela puisse sembler difficile de transitionner vers l'automatisation, qu'il s'agisse des tâches juridiques et administratives ou de la saisie comptable, ce n'est qu'une impression. Les principaux acteurs du secteur sur ces thématiques, respectivement alf (Automated Legal Frameworks) et Chaintrust, en sont la preuve, tout comme les autres acteurs de ce marché tonique qui se démènent pour faciliter l'accès à l'automatisation et globalement à la transformation digitale.
Des chiffres qui incitent les experts-comptables à franchir le pas
Avec une plateforme de productivité, de nombreuses tâches juridiques et administratives peuvent désormais être automatisées. Comment ? Grâce à des algorithmes, de l'intelligence artificielle ou encore des bases de données officielles. Avec alf, il est possible de réduire de 80% les tâches manuelles associées à des tâches récurrentes, de gagner 1 jour de travail par semaine et surtout de réduire les coûts informatiques de plus de 60%. Utiliser une plateforme de productivité juridique comme alf permet de rationaliser tous vos processus juridiques ou administratifs, tout en vous permettant de gagner du temps, de l'argent et de passer plus de temps avec vos clients.
Idem côté automatisation de la saisie des écritures comptables, puisque le temps gagné en laissant la main à une intelligence artificielle pour gérer l'intégralité de la saisie comptable des factures d'achats et de ventes peut atteindre des niveaux exceptionnels selon le cabinet.
alf et Chaintrust, moteurs de l'automatisation des tâches récurrents
alf fait gagner un temps précieux aux cabinets grâce à l'automatisation du secrétariat juridique
L'équipe d'alf met à disposition des comptables (mais aussi des avocats, des départements financiers etc.) une plateforme de productivité en self-service, dédiée aux tâches juridiques et administratives.
Le temps consacré chaque jour aux tâches répétitives augmente avec la réglementation et la complexité administrative. La gestion et la mise à jour des dossiers requièrent la mise en place de procédures méticuleuses incluant des documents, des factures, des contrats (...) empilés dans des fichiers ou sur votre bureau qu'il faut échanger et valider avec de multiples interlocuteurs.
alf devient votre plateforme pour gérer ces documents et ces tâches récurrentes, les partager avec vos clients ou leurs conseils et ne plus perdre de temps à renommer des fichiers ou à les classer !
Sur cette plateforme, les utilisateurs ont accès aux meilleures fonctionnalités pour gérer ces tâches. Vous pouvez automatiser vos flux de travail sur une plateforme personnalisée avec votre marque et notamment vos modèles de documents (logo, couleurs, typo etc.). Des outils comme DropBox ou Google Forms (et bien d'autres), peuvent être remplacés par le système de gestion des documents d'alf et ses normes de sécurité optimales. Vous pouvez vous connecter à de nombreuses API gouvernementales et, en même temps, vérifier et signer électroniquement tous vos documents !
Si la plupart de vos tâches récurrentes sont automatisées, vous pouvez passer plus de temps avec vos clients.
Pourquoi utiliser l'automatisation ? en un mot comme en 100... pour gagner du temps et de l'argent.
Parmi les cas d'utilisation les plus fréquents des clients d'alf figurent toutes les tâches liées à la gestion administrative d'une société/gouvernance d'entreprise (les formalités administratives, le dépôt des comptes annuels etc) mais également la gestion des contrats des nouveaux clients et le KYC, l'entrée et la sortie des employés, etc.
alf remplace DropBox, GoogleDrive, les signatures manuelles, les courriers électroniques directs des clients, les contrats papier, les différents outils de gestion de projet et le stress mental lié au suivi de nombreuses tâches différentes en même temps.
Les principaux avantages de la plateforme d'automatisation juridique et administrative alf sont :
- une conformité accrue ;
- la standardisation des tâches récurrentes ;
- des comptables libérés des tâches récurrentes ;
- de meilleurs délais d'exécution.
Il y a donc de quoi envisager sérieusement d'intégrer ce type de solution en interne, et c'est pourquoi le succès est au rendez-vous.
Chaintrust libère l'expert-comptable de la saisie des écritures
Bien conscients de la pénibilité et de la répétitivité de l'obligation de tenir à jour les comptes clients pour les experts-comptables, l'équipe de Chaintrust leur propose une solution basée sur l'intelligence artificielle pour en finir avec ces tâches chronophages, mais indispensables.
Avec en ligne de mire la saisie comptable et la CA3, le service automatise l'intégralité de la production comptable.
Chaintrust comptabilise les écritures dans les bons comptes et s'adapte à l'organisation de ses clients pour ne pas impacter ses processus. La transformation digitale n'a jamais été aussi simple, notamment grâce à un espace unique pour gérer tous les flux et ainsi accéder facilement à toutes les données comptables via une plateforme centralisée.
Les grands atouts de l'automatisation de la saisie comptable grâce à l'IA sont :
- l'absence de configuration de l'outil même au départ grâce au FEC ;
- la réalisation automatique de tests de cohérence ;
- la valeur probante des documents sans limitation de durée (décret n°2016-1673) ;
- le service sans engagement.
Qu'il s'agisse d'alf ou de Chaintrust, chaque service et chaque outil endosse le rôle du partenaire des experts-comptables et de leur cabinet. Le but ? Simplifier leur vie, faciliter leur travail et leur permettre de se décharger des tâches nécessaires, mais contraignantes, car répétitives.
Pourtant, en dépit des atouts de ces solutions et malgré leur simplicité de mise en place et d'utilisation, des freins continuent de retarder l'adoption des outils d'automatisation dans les cabinets comptables.
Des freins qui persistent face à l'automatisation
Parmi les principaux freins identifiés chez les experts-comptables qui refusent d'envisager d'automatiser leur saisie comptable ou les tâches juridiques, 3 sortent du lot aussi bien selon les dirigeants d'alf que de Chaintrust :
- le manque de confiance dans « la machine » ;
- le besoin de vérifier le travail d'une plate-forme automatisée ;
- l'accessibilité de l'outil.
Ce type d'objections ne concerne d'ailleurs pas seulement l'automatisation, mais semble aussi se retrouver dans de nombreuses situations liées à la transformation digitale.
Pour y revenir en détail, la confiance est en effet un sujet clé. Il est inconcevable de confier des données aussi sensibles que des informations financières ou des données clients à quelqu'un en qui l'on n'a pas entièrement confiance. Or, les différents acteurs du marché savent prouver leur bonne foi et montrer leur crédibilité, leur légitimité et surtout, la sécurité qu'ils mettent en place dans leur travail, qui passe notamment par une forte confidentialité.
Le deuxième point est plus variable. Dans certains cas, surtout il y a quelques années, il n'était en effet pas rare de se lancer dans une automatisation qui n'en avait que le nom, car un humain devait nécessairement repasser après la machine pour corriger ses erreurs et vérifier le travail réalisé. Aujourd'hui, ce n'est plus forcément le cas, notamment avec Chaintrust ou alf.
Enfin, sur la difficulté de la prise en main de l'outil, cela se rapporte surtout à d'anciens logiciels très massifs, rigides et complexes. Ou, les solutions SaaS (applications en ligne sur abonnement) sont très intuitives et proposent de nombreuses ressources pour aider à l'installation et à la prise en main : démos, guides, tutoriels, notices, etc.
Tout ce qui est automatisable dans un cabinet comptable gagnerait à être automatisé, aussi bien pour des raisons temporelles que financières. Il suffit souvent de franchir le pas pour découvrir le monde avant-gardiste de l'automatisation des tâches récurrentes de la comptabilité.
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