Un employé ne consacre en moyenne que 43% de son temps aux tâches qui constituent le c½ur de son poste [1]. Une situation qui peut surprendre, mais qui s'applique aussi aux cabinets d'expertise comptable. Au moment où la période fiscale 2022 démarre, voici quelques conseils simples en matière de productivité, qui vous permettront sans doute de gagner un temps précieux.
Fixez-vous un objectif principal pour la journée
Rares sont les journées au cours desquelles on parvient à cocher la totalité des tâches prévues. Le risque est alors de faire face à un sentiment constant de frustration, avec l'impression de ne jamais en faire assez. Pour lutter contre cette impression, déterminez en début de journée un objectif principal que vous souhaitez absolument accomplir. Bloquez ensuite une plage horaire sur votre calendrier pour le réaliser, et interdisez toute distraction sur ce créneau.
En procédant ainsi, la frustration de ne pas avoir tout réussi cédera la place à la satisfaction d'avoir accompli LA chose la plus importante de votre journée [2].
Prévoir des moments sans distraction
Selon l'étude State of Work citée en introduction, le traitement des courriers électroniques figure en bonne place parmi les principales sources de distraction au travail. Les cadres estiment ainsi y passer plus de 5 heures par jour. Résultat, 43% des salariés sont interrompus au moins une fois toutes les 10 minutes dans leur travail [3].
Pour éviter cela, Cal Newport, dans son ouvrage Deep Work, recommande de planifier des plages horaires pour répondre aux mails et aux appels téléphoniques, et de planifier également des moments sans distraction. C'est une méthode puissante pour accroître sa productivité, car un travail réalisé en continu prend moins de temps et d'énergie que lorsqu'il est réalisé en plusieurs fois (c'est la « loi de Carlson »).
Appliquez « la règle des 2 minutes »
Formalisée par David Allen dans son ouvrage « S'organiser pour réussir », cette méthode consiste à exécuter immédiatement les tâches qui prennent moins de 2 minutes à être exécutées.
Planifier une tâche qui peut être accomplie rapidement prend en effet plus de temps que l'exécution de la tâche elle-même. En éliminant des choses à faire de votre liste, si petites soient-elle, vous vous motivez pour accomplir des choses plus importantes.
Éviter le « réflexe réunion »
L'organisation de réunions, en présentiel ou à distance, est devenue une caractéristique majeure des entreprises du XXIe siècle. Mais est-ce une bonne chose ? Visiblement non, puisque selon l'étude précitée, c'est la principale source de distraction des employés. Certes, organiser une réunion procure (artificiellement) le sentiment d'avancer, mais bien souvent, il ne s'agit que d'une perte de temps pour vous et vos collègues.
La prestigieuse Harvard Business Review propose donc une série de questions qui permettent de vérifier l'intérêt d'organiser une réunion (voir schéma ci-dessous, en anglais) :
- suis-je bien s»r d'avoir suffisamment réfléchi au problème ?
- si oui, ai-je réellement besoin d'un regard extérieur pour avancer dans la réflexion ?
- si oui, un échange « en direct » est-il vraiment nécessaire, ou un mail serait-il suffisant ?
- est-il nécessaire que cet échange ait lieu en « présentiel » ?
Automatiser le maximum de tâches
Une autre manière de gagner du temps, et pas la moindre, est d'automatiser les tâches les plus récurrentes, à faible valeur ajoutée. Concrètement, dans le quotidien d'un collaborateur en cabinet d'expertise comptable, il s'agit de toutes les tâches liées à la collecte et à la saisie des pièces, mais aussi au pointage des dossiers. De nombreuses solutions permettent d'automatiser la collecte des pièces, de façon dématérialisée, mais aussi d'automatiser leur traitement en comptabilité. Dext peut vous accompagner dans ce domaine : nos utilisateurs gagnent en moyenne 5h30 par dossier et par mois !
[1] Etude State of Work 2020, Adobe
[2] Cette suggestion est issue de l'ouvrage « Make Time », de Jake Knapp et John Zeratsky.
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