Archivage électronique : peut-on scanner ses factures et les jeter ?

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Modifié le 21/02/2017
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Scanner ses factures pour en faciliter la comptabilisation est devenu un geste du quotidien pour de nombreux entrepreneurs, adeptes des nouvelles technologies et friands de tableaux de bord mis à jour en temps réel ou presque.

Cela prend du temps. Probablement presque autant que de classer ses factures pour obtenir une diminution des honoraires de son expert-comptable.

Alors, comment faire pour rentabiliser cette activité ? La réponse est relativement simple. Trouver une solution d'archivage en ligne qui permet de jeter purement et simplement les originaux, et qui classe les factures ou pièces comptables automatiquement.

 

Le service d'archivage électronique à valeur probante pour pouvoir jeter les originaux en toute sérénité

Qui ne se souvient pas des cartons d'archives récupérés chez l'expert-comptable en même temps ou juste après le bilan ? Pour conserver ces archives, surtout après plusieurs années d'activité au sein de son entreprise, il faut de la place.

Une place que n'a pas forcément le professionnel du chiffre ou son client puisqu'il faut parfois prévoir des locaux plus grands. Pourtant, quand on connaît le prix du mètre carré dans certaines grandes villes, cela peut parfois devenir un vrai casse-tête.

Malgré cela, la durée de conservation des documents comptables (factures et pièces justificatives) est fixée par le code de commerce à 10 ans à partir de la clôture de l'exercice, et c'est un minimum. Certains événements, comme un litige devant un tribunal, peuvent allonger ce délai.

 

Le classement des documents scannés sans classement manuel

Classer manuellement ses factures, dans un classeur, un dossier ou à l'écran est une contrainte pour bon nombre d'entrepreneurs. Quelle perte de temps inutile pour un travail à si faible valeur ajoutée !

Et si scanner les factures avant de récupérer ses tableaux de bord était le seul travail demandé à l'entrepreneur ou au comptable de PME ?

L'application en ligne peut alors comptabiliser automatiquement, classer et archiver les factures pour permettre de les retrouver le plus simplement du monde : en cliquant sur l'écriture comptable.

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Frédéric Rocci
Fondateur de Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
Je suis avant tout un entrepreneur. Je cotoie et j'observe la profession comptable depuis plus de 20 ans. Rédacteur à mes heures perdues, j'affectionne plus particulièrement les sujets qui traitent des nouvelles technologies et du digital.
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