Comptabiliser les a-nouveaux à la création d'un dossier

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Modifié le 14/03/2024
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De plus en plus de logiciels proposent des imports et exports de balance, des écritures comptables, du plan comptable, pas toujours avec rapprochement bancaire et même du FEC (fichier des écritures comptables). Ce n'est que lorsque cet import n'est pas possible que tout se complique.

Selon la méthode utilisée, on peut :

  • saisir les a-nouveaux au 1er jour de l'exercice concerné ;
  • saisir une balance complète (classe 1 à 7) pour obtenir automatiquement l'exercice précédent sur la liasse fiscale ;
  • faciliter le lettrage ;
  • partir d'un rapprochement bancaire correct.

L'objectif est d'éviter de commencer un exercice avec quelques handicaps comme l'impossibilité de lettrer les soldes des comptes de tiers par exemple.

La saisie des a-nouveaux au 1er jour de l'exercice

La saisie des a-nouveaux en comptabilité concerne toujours les comptes de bilan,  classes 1 à 5, jamais les comptes de classe 6 et 7.

Cette méthode a l'avantage de la simplicité mais présente un inconvénient. Elle ne permet pas de repérer certaines erreurs comme l'utilisation d'un compte 707 Marchandises pour les ventes alors que sur l'exercice précédent, le chiffre d'affaires était comptabilisé en compte 701 Produits finis. Il en est de même pour les comptes de charges.

Le résultat comptable de l'exercice précédent est saisi manuellement dans le compte 120 Bénéfices (ou en compte 129 Perte). Cette information (comme celle concernant la dotation à la réserve légale) est donnée dans le PV de l'assemblée générale ordinaire.

La comptabilisation des a-nouveaux au dernier jour de l'exercice précédent

La méthode consiste à reprendre l'intégralité de la balance au dernier jour de l'exercice précédent et de procéder à la clôture de l'exercice. Cela permettra de générer automatiquement les a-nouveaux dans l'exercice suivant.

Lorsque le logiciel comprend un module états comptables et fiscaux, il sera également possible, avant d'effectuer la clôture, de générer les comptes annuels et la liasse fiscale afin d'en vérifier la concordance.

Les tableaux comptables de la liasse fiscale correspondent alors exactement à la déclaration qui a été faite par l'ancien expert-comptable ou dans l'ancien logiciel.

Si la liasse fiscale a été modifiée à la main et non calculée automatiquement par le logiciel (de plus en plus rare), des ajustements seront peut-être nécessaires (exemple capitaux propres).

Faciliter le lettrage : saisir le détail de tous les comptes de la classe 4

Quelle que soit la date de saisie (au premier ou au dernier jour de l'exercice comptable), on peut trouver un intérêt à saisir le détail des opérations non lettrées de tous les comptes non soldés de la classe 4, y compris des comptes auxiliaires, clients et fournisseurs.

Mais pour faire cela, il est nécessaire de disposer des grands livres clients et fournisseurs non lettrés ainsi que du grand livre détaillant le total des comptes de la classe 4.

On facilite ainsi le lettrage et la vérification des factures réglées et non réglées sans avoir à faire des recherches dans un grand livre.

On évite aussi de fastidieuses recherches dans l'ancien logiciel pour retrouver les éléments qui ne seraient pas soldés dans le nouvel exercice comptable.

Comment saisir les a-nouveaux en comptabilité ?

Pour saisir les a-nouveaux, il faut se placer dans un journal de reprise de balance ou un journal des a-nouveaux selon le cas. La saisie peut se faire au dernier jour de l'exercice précédent ou au premier jour de l'exercice. Chaque compte est créé avec un solde ou le détail des écritures non lettrées pour les comptes de tiers. Cette saisie manuelle peut-être évitée grâce à l'import du FEC.