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Annulation contrepassation charges exercice pcdt

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Ecrit le : 29/07/2009 14:15 par Hosto
Bonjour,

Je travaille dans les services financiers d'un hôpital public.

  • Ma question : est il possible, à ce stade de l'année, d'annuler une contrepassation ayant annulé l'émission d'un mandat pour rattacher les charges de 2008 constatées mais non décaissées pendant l'exercice 2008?


En comptabilité hospitalière, la procédure pour le rattachement des charges à l'exercice où elles ont été constatées est la suivante :
Dès lors qu'un service a été fait par un fournisseur au profit de l'hôpital pendant l'exercice 2008, mais que la facture n'a pas été reçue, l'hôpital émet un mandat (ordre de payer) dans le courant du mois de janvier 2009 sur le compte concerné. A ce stade là, il n'y a pas de décaissement.

Ce mandat est annulé courant 2009 (c'est la procédure de contrepassation), ce qui ouvre des crédits sur l'exercice 2009 sur des comptes se terminant par 8 (avec la racine correspondant au compte sur lequel a été passé le mandat). Lorsque la dépense est décaissée en 2009, elle vient s'imputer sur les crédits du compte en 8.

Une erreur de raisonnement s'est produite lors de la contrepassation des mandats pour l'ouverture de crédits sur les comptes en 8. Deux budgets annexes sont concernées. L'erreur, collective, est liée au fait que ces deux budgets étaient en cours de redéfinition. En effet, par rapport à 2008, un changement intervient en 2009 : le nombre de lits et donc le montant des crédits ouverts et le nombre des personnels affectés diminue fortement sur le budget 1. Il ne s'agit pas d'une cessation d'activité pour ces lits : ils ne sont pas perdus, mais transférés dans le budget 2.

L'erreur concerne principalement les dépenses de personnel. Le mandat initial a été fait sur le budget 1 pour toutes les charges constatées, mais la contrepassation a été faite pour partie sur le budget 1 et pour une autre partie sur le budget 2. L'objectif (du à une mauvaise compréhension de notre système de paie) était de prendre en compte le fait que des salariés du budget 1 seraient en 2009 transférés en 2009 sur le budget 2. On pensait que le décaissement pour ces salariés se produirait selon leur affectation 2009 (budget 2).

Or ce n'est pas le cas : toutes les dépenses de paie se rapportant à 2008 pour les salariés affectés en 2008 sur le budget 1 ont été imputées sur les comptes en 8 du budget 1, même si les salariés avaient été transférés en 2009 sur le budget 2. Le problème est que le budget 1 manque de crédits pour régler ces dépenses car seule une partie des crédits des comptes en 8 a été ouverte sur le budget 1.

Par ailleurs, où trouver, pour la comptabilité privée, les principes relatifs aux opérations de fin d'exercice pour les comptes d'exploitation? J'ai essayé dans le PCG, mais je n'ai pas trouvé grand chose, j'ai peut être mal cherché

Merci pour votre aide

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Licence de droit
attachée d'administration aux services financiers d'un hôpital

Re: Annulation contrepassation charges exercice pcdt

Ecrit le : 01/08/2009 14:35 par Claudusaix
Bonjour,

Je viens de prendre connaissance de votre sujet. Si mes souvenirs, en matière de comptabilité publique, sont bons, le conseil d'administration vote les comptes d'immobilisations, les comptes de stock et les comptes de gestion (charges et produits) au sein du budget (Etat Prévisionnelle des Recettes et des Dépenses - EPRD). Ce sont ces comptes-là qui vont être faire l'objet d'un mandat ou d'un titre.

L'agent comptable du ministère du budget et détaché auprès de l'hopital ouvrira les comptes de tiers nécessaires. Or, les comptes se terminant par 8 sont des comptes de tiers (exemple : le compte 408 Fournisseurs - factures non parvenues). Ou vous êtes l'agent comptable chargé de de tenir la comptabilité en partie double, ou vous êtes chargé de tenir la comptabilité de l'ordonnateur (en partie simple).

Même, si un compte de la classe 6, par exemple, n'a pas voté dans le budget 2009, vous allez devoir faire un titre correspondant à la contrepassation. L'agent comptable contrepassera l'écriture passée en 2008. Lorsque vous ferez le mandat et si le montant est identique, votre compte de la classe 6 sera nul.

En théorie, cela sera le cas. En effet, en recevant votre facture en janvier 2009, vous aurez pu mandater sur 2008 le montant exact de la facture non parvenue. Et forcément, sur 2009, votre compte de la classe 6 sera nul après le mandat de 2009.

Enfin, vous pouvez toujours convoquer le conseil d'administration pour faire voter des décisions modificatives (DM) conformément à l'instruction comptable M21 si je ne m'abuse pas.

Vous devez d'ailleurs connaître le document de travail de décembre 2007 établi par la Direction de la recherche, des études, de l’évaluation et des statistiques (DREES).

Cordialement,

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Claudusaix
Expert-comptable mémorialiste , Membre de l'ANECS Limousin, Membre du CJEC Limousin 

Re: Annulation contrepassation charges exercice pcdt

Ecrit le : 03/09/2009 22:26 par Hosto
Bonjour,

Je vous remercie vivement, mais un peu tard (ayant été très occupée par ailleurs), pour votre réponse. Contente de trouver des comptables ayant eu à s'intéresser de près aux finances publiques en général et hospitalières en particulier.

Je ne connaissais pas ce document de la DREES, mais il m'intéresse particulièrement car la comparaison avec la comptabilité privée m'intéresse toujours (qu'est ce qu'on applique en référence au PCG, quels sont les principes hospitaliers présentant une variante).

Afin d'expliquer le fait que je suis cadre dans une direction financière sans connaître certains éléments de base sur la comptabilité, je présente brièvement mon parcours :
Après une licence de droit et une licence d'administration publique, j'ai passé le concours d'attachée d'administration hospitalière et j'ai intégré un gcentre hospitalier en 2005, d'abord dans une direction chargée de la gestion générale des établissements pour personnes âgées de l'hôpital. J'ai acquis par moi même, afin de comprendre les enjeux, des connaissances très solides et précises sur le droit budgétaire des budgets annexes de personnes âgées, qui est assez complexe. J'y suis restée jusqu'à fin mars 2009, date à laquelle j'ai été travailler à la direction financière, chargée des budgets annexes de personnes âgées. J'ai quelques connaissances en comptabilité, mais le fait que ce ne soit pas ma spécialité ne m'empêche absolument pas d'assurer mes missions de manière sérieuse. En effet, s'agissant d'un organisme public, nous n'assurons pas la majeure partie de la tenue de la comptabilité (elle est essentiellement assurée par la trésorerie, et les amortissements et la gestion des stocks sont faits pour leur majeure partie par les services logistiques). Par contre, mes connaissances en droit m'aident beaucoup, et, bien entendu, je suis à l'aise dans le maniement des chiffres et je suis à même de comprendre rapidement des mécanismes comptables.

Vous avez donc la réponse à votre question : je ne travaille pas à la trésorerie de l'hôpital, les comptes en 8 dont je parlais sont des comptes de classe 6 (qui, contrairement aux comptes en 8 de la classe 4, n'existent pas dans la nomenclature partagée avec le comptable, mais seulement dans les subdivisions que nous en faisons, ce sont des "comptes ordonnateurs").

Pour info, ma question, dont j'avais en fait moi meme la réponse, mais je voulais être sure, a trouvé une réponse : il est possible d'annuler un mandat d'annulation (le mandat de contrepassation est une annulation), il faut pour cela présenter au trésorier un bordereau contenant des demandes de rejet. Ensuite, on peut refaire les contrepassations, peu importe le moment de l'année. Mais le trésorier nous a confirmé que "l'erreur" que nous avons faite n'était pas une erreur impardonnable... En effet, au sein de son équipe, une personne trouvait que notre raisonnement de départ était le seul valable, tandis que d'autres disaient qu'il était faux. Nous gérons actuellement une situation particulière de redéfinition de ces budgets (transferts de lits d'un budget à l'autres), sans aucun texte éclairant.

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Licence de droit
attachée d'administration aux services financiers d'un hôpital

Re: Annulation contrepassation charges exercice pcdt

Ecrit le : 03/09/2009 23:02 par Hosto
Je viens de regarder plus attentivement le document de la DREES, il a été élaboré avant la parution fin 2007 de la nouvelle version de l'instruction comptable des hôpitaux, la M21. Ce qui est dommage, c'est que le document a été daté, sans doute de sa mise en ligne et non pas de son élaboration, de décembre 2007, ce qui laisse croire qu'il intègre les modif de la M21, qui datent de la même période. Mais une indication du sommaire se rapportant à la M21 de 2006 (en fait à la mise à jour annuelle du plan comptable M21 de 2006, la M21 d'avant 2007 datait encore plus) montre que ce n'est pas le cas.

Les mises à jour étant relativement imprévisibles dans leur étendue, je pense qu'il ne faut plus utiliser ce document à moins de connaître par coeur les changements qui interviennent chaque année dans la nomenclature et les changements intervenus dans le fonctionnement des comptes décrit dans la M21.

Dommage, c'était un document important, qui aurait gagné à être réactualisé.

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Licence de droit
attachée d'administration aux services financiers d'un hôpital
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