Affectation des tâches aux collaborateurs : un enjeu récurrent

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Modifié le 08/04/2019
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La gestion des temps et des activités des collaborateurs n'est pas toujours le point fort des cabinets d'expertise comptable. C'est pourtant une activité cruciale en période fiscale pour gérer les urgences découlant des multiples demandes de vos clients. Ce scénario catastrophe n'a pourtant rien d'une fatalité, à la seule condition d'avoir à disposition les bons outils.

Dans ce contexte, il devient essentiel pour un cabinet comptable de gérer efficacement ses opérations courantes à travers une meilleure assignation de ses collaborateurs sur les différentes tâches à réaliser.

En effet, la comptabilité est une activité à forte valeur ajoutée nécessitant du temps, de l'expérience et des connaissances poussées.

Pourquoi passer votre temps à faire de la gestion et de l'administratif quand des logiciels peuvent s'en occuper pour vous ?

Gardez un ½il sur vos tâches courantes

Un logiciel de gestion de plan de charge est la solution idéale pour un cabinet de comptabilité souhaitant fournir à ses collaborateurs une vue d'ensemble du travail à réaliser chaque semaine. Les bénéfices d'une telle solution sont multiples :

  • les tâches à réaliser et les dossiers concernés sont transmis aux personnes les plus compétentes pour s'en occuper ;
  • la planification est claire pour tout le monde et s'adapte très facilement en fonction de vos urgences ;
  • la communication est facilitée pour gérer en temps réel les conflits d'affectation survenant régulièrement en période fiscale.

Une vision claire sur le travail à accomplir constitue généralement la pierre angulaire d'une gestion efficace des opérations courantes. Aujourd'hui les fichiers Excel, post-it et outils maison sont souvent utilisés dans cette phase d'assignation.

Bien que très répandus, ces outils sont loin d'être des solutions idéales. Ils se révèlent vite chaotiques, peu collaboratifs et manquent rapidement de fiabilité, faute d'un entretien rigoureux.


Au contraire, un logiciel Cloud comme Beeye vous permet de disposer de données fiables et à jour pour repérer instantanément les surcharges de travail des collaborateurs et les retards dans l'avancement des missions. La collaboration y tient une place capitale pour faciliter la prise de décision au sein de votre cabinet. L'objectif est de créer une synergie entre vos équipes en capitalisant sur une meilleure visibilité du travail à accomplir et une communication plus transparente.


Améliorer l'assignation des tâches pour éviter certains aléas

Le but d'un logiciel comme Beeye est d'assigner vos différents collaborateurs aux tâches représentant le plus de valeur ajoutée pour votre cabinet, et ce en tenant compte des compétences, aspirations et de la disponibilité de chacun. Optimiser cette assignation représente bien plus qu'une simple théorie de gestion, c'est un gain concret en temps et en argent.

Mieux assigner vos collaborateurs vous amène à produire des devis plus précis, compétitifs, et rentables pour votre activité en estimant plus efficacement le travail attendu. En vous appuyant sur les différentes missions menées par votre cabinet, vous disposez de nombreuses données passées et présentes pour assembler des équipes capables de mener à bien le travail attendu, tout en maximisant la rentabilité découlant de chaque mission.

Même en période fiscale, vous aurez toutes les informations nécessaires pour éviter à vos équipes la frustration d'une planification hasardeuse. Vous et vos collaborateurs aurez alors plus de temps et de facilités pour vous concentrer sur ce que vous faites de mieux.

Aidez-vous du passé pour mieux appréhender le futur (et anticiper les périodes de rush !)

Une fois vos missions planifiées et vos tâches assignées aux bonnes personnes, vous pourrez évaluer les résultats de chaque mission pour identifier les meilleures pratiques pour votre cabinet. Cet exercice de leçons apprises est essentiel pour éviter les goulots d'étranglement en périodes de forte activité et pour obtenir plus de visibilité sur le futur de votre cabinet.

Cette analyse de vos résultats passés et présents est primordiale, car elle vous permet d'orienter la stratégie de votre cabinet à partir de données solides et fiables.

Rentabilité, taux d'utilisation des ressources, gestion des coûts, des dépenses et des marges... Ce sont autant d'indicateurs à suivre dans les différents tableaux de bord et rapports de Beeye pour vous aider à prendre en tout temps les meilleures décisions.


Beeye