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Achats avancés par un salarié

5 réponses
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Ecrit le : 18/01/2008 08:30 par Stormer
Bonjour à tous,

je viens de reprendre la comptabilité d'une entreprise. Je remarque qu'un salarié a avancé des marchandises avec sa propre carte bleue, la facture a été enregistrée de la façon suivante :

607 (d)
44566 (d)
401xxx ©

le chef d'entreprise rembourse le salarié par chèque, l'enregistrement comptable est le suivant :

421xxx (d)
512 ©

je dois dire que je reste perplexe quant à cet enregistrement car le compte de ce salarié n'est pas soldé il reste débiteur du montant du paiement. comment solder ce compte salarié ainsi que le compte fournisseur ?

serait il possible par une OD de débiter le compte 401 par le crédit du compte 421xxx ?

merci d'avance

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Comptable dans le secteur privé

Re: Achats avancés par un salarié

Ecrit le : 18/01/2008 09:31 par Claudusaix
Bonjour,

Si vous pouvez fournir tous les justificatifs, oui, vous pouvez passer cette OD.

Quand je parle de tous les justificatifs, je parle également de faisceaux de preuve. Par exemple, si sur la facture, il est indiqué payé par carte bleue, cela prouve que le fournisseur ne peut pas être créditeur et que la facture n'est plus due. Si vous avez le ticket de carte bleue, il est possible de prouver avec le numéro sur le ticket que cette carte bleue appartient au salarié (photocopie de l'entête du relevé carte bleue du salarié par exemple en plus). De plus, sur le ticket, il est indiqué le nom du fournisseur. Tout ceci vous amène à passer cette OD.

Mais si vous passez cette OD sans justificatif, cela ne sert à rien. Il faut toujours prouver.

Je vous conseille donc d'ouvrir un classeur OD où tous les justificatifs apparaissent. Vous pouvez utiliser à cet fin un bloc Audit.

Cordialement,

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Claudusaix
Expert-comptable mémorialiste , Membre de l'ANECS Limousin, Membre du CJEC Limousin 

Re: Achats avancés par un salarié

Ecrit le : 18/01/2008 09:53 par Stormer
Je vous remercie pour votre réponse. En effet je possède tous les éléments pour passer cette OD.

Mais dites moi dans ce genre de situation où le salarié avance des achats pour l'entreprise, n'existerait il pas un moyen plus simple pour l'enregistrement comptable, une écriture type ?

merci encore pour votre aide précieuse

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Comptable dans le secteur privé

Re: Achats avancés par un salarié

Ecrit le : 18/01/2008 09:59 par Claudusaix
Bonjour,

Je présume que vous avez remboursé le salarié par un chèque. Pour ma part, j'aurais débité directement le compte fournisseur. En effet, cela évite que l'URSSAF pose des questions sur cette écriture (même si c'est facile à justifier). De plus, le chèque aurait très bien pu être envoyé au fournisseur ce qui aurait une écriture classique. Et je ne pense pas que cela soit de la magouille (dont j'ai la sainte horreur) mais plutôt une simplification et n'entâche en rien le sacro saint principe de l'image fidèle.

D'autres avis ?

Cordialement,

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Claudusaix
Expert-comptable mémorialiste , Membre de l'ANECS Limousin, Membre du CJEC Limousin 

Re: Achats avancés par un salarié

Ecrit le : 18/01/2008 10:21 par Stormer
Merci Claude, oui en effet le salarié a été remboursé par chèque, seulement le fait d'imputer un règlement à un tiers qui n'a jamais vu la couleur de ce chèque me pose un problème d'image fidèle justement. c'est pourquoi en passant par cette OD, je fais intervenir les deux tiers concernés : le salarié dans un premier temps et le fournisseur dans un 2eme. Il est vrai que cela représente trois écritures pour un achat.

Qu'en pensez vous ?

merci de votre intéressement

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Comptable dans le secteur privé

Re: Achats avancés par un salarié

Ecrit le : 18/01/2008 10:30 par Lapuce
Bonjour,

Pour ma part, quand une situation comme la vôtre intervient, je passe par un compte de type 467 avec un intitulé particulier.
Comme ceci, ca reflète la réalité et le 401 n'est pas mouvementé.

CDT

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