Dans le cadre de notre série détaillant les avantages concrets de la dématérialisation de la gestion des TPE/PME, nous nous sommes intéressés dans un premier article aux avantages de mettre en place une solution innovante de facturation et de gestion de la relation client.
Ce second article s'intéresse à la dématérialisation de la saisie et des échanges de pièces comptables avec les clients entrepreneurs.
Pourquoi mettre en place une solution d'aide à la saisie et à l'échange des pièces comptables ?
La période de clôture des comptes approche à grands pas et avec elle une des plus grandes craintes de l'expert-comptable ressurgit : la réception de « la boîte à chaussures » du client. Ce mode d'échange des pièces comptables accroît le risque d'omissions, d'erreurs et alourdit considérablement la charge de travail de l'expert-comptable, particulièrement en période de clôture comptable.
Grâce à la digitalisation, certains éditeurs de logiciels comme Axonaut, avec sa fonctionnalité « le Portail Comptable », aident les entrepreneurs à traiter leurs pièces comptables et fluidifient leur transmission au professionnel. Concrètement, quels sont les avantages pour l'entrepreneur et l'expert-comptable ?
Réduire le risque d'erreurs du client lors de la saisie des devis et des factures
Pour être complets, les devis et les factures doivent comporter plusieurs éléments obligatoires et être rattachés au bon compte du plan comptable. Les erreurs peuvent donc être fréquentes.
Avant de saisir ses devis et ses factures, Axonaut propose à ses clients de paramétrer un catalogue avec les prestations ou les produits vendus. Avec cette fonctionnalité, le client et son expert-comptable ont la certitude, dès la saisie, que ces prestations et ces ventes sont rattachés au bon compte du plan comptable.
Enfin, grâce à la technologie de reconnaissance de caractère (optical character recognition ou OCR), le client peut remplir plus rapidement ses dépenses en pré-remplissant les montants (avec les justificatifs qui seront scannés), ce qui permet aux clients et aux experts-comptables de gagner du temps, mais surtout cela limite, là encore, le risque d'erreurs de saisie.
Suivre précisément le processus de paiement
Grâce à une connexion avec la banque, les utilisateurs d'Axonaut peuvent faire remonter rapidement les paiements de factures ou de dépenses avec les lignes bancaires.
Cette fonctionnalité permet un suivi précis des paiements et facilite la tâche de l'expert-comptable qui est informé en temps réel.
S'agissant du suivi des paiements des factures, cela peut générer de nouvelles missions : gestion du recouvrement des créances, ou de paiement des factures fournisseurs par exemple.
Les échéanciers, factures en retards et relances sont exportables en quelques clics.
Personnaliser le format d'exportation
Toutes ces données peuvent ensuite être paramétrées pour correspondre au format souhaité par l'utilisateur. Ces données s'intégreront automatiquement dans son outil comptable habituel (Sage, Cegid, Ibiza,...) sans qu'il perde du temps sur de la re-saisie.
Cet outil permet donc d'automatiser toutes les tâches chronophages.
Une solution « gagnant-gagnant »
En facilitant les échanges avec son client dans le cadre de la tenue de sa comptabilité, l'expert-comptable permet à ce dernier de se concentrer sur son c«ur de métier : développer l'activité de son entreprise.
L'expert-comptable doit également voir, dans ce gain de temps, l'opportunité d'augmenter le chiffre d'affaires de son cabinet en proposant plus de conseils.
Depuis plusieurs années, un grand nombre d'entrepreneurs attendent de leur expert-comptable qu'il devienne « moins comptable et plus expert ». Cette attente est peut-être encore plus importante depuis la crise sanitaire et les incertitudes économiques qu'elle a fait naître. Pour les entrepreneurs, l'expert-comptable doit optimiser le temps passé sur la comptabilité afin d'être plus disponible pour les accompagner au quotidien dans le développement de l'activité de leurs entreprises.