Accompagner un client dans la création de son e-commerce : proposition de méthodologie

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LexisNexis vous propose ci-dessous une version condensée de sa Mission Lexis 360®, rédigée par Cyril Degrilart, expert-comptable, cabinet « CDEGRILART EXPERT ».

Vous pouvez la retrouver en intégralité sur Lexis 360 Experts-comptables, avec les modèles de documents associés (mailing, fiche d'acceptation, lettre de mission, compte-rendu de mission) et 80 Missions packagées.

L'expert-comptable peut se positionner comme un interlocuteur indispensable de la création de la boutique en ligne en intervenant dans les domaines suivants :

  • choix du nom de domaine ;
  • identification du prestataire de service pour la création de la boutique ;
  • accompagnement du client dans les analyses de marché ;
  • assistance dans les impacts comptables (site internet actif et passif, nom de domaine....), juridiques et fiscaux de la création de la boutique.

Retrouvez l'intégralité des missions Lexis 360 Experts-Comptables.

Analyse préalable du projet de boutique en ligne

La stratégie du futur e-commerçant peut être multiple :

  • augmentation du portefeuille client, en proposant notamment une offre de produits et de services 7 jours / 7 et 24h / 24 ;
  • création d'un espace virtuel favorisant l'expérience client en boutique ;
  • réduction potentielle des coûts générés par la boutique physique ;
  • augmentation de la connaissance des comportements de ses clients, via l'utilisation de cookies.

L'expert-comptable doit alors étudier les spécificités du projet par rapport au secteur d'activité et lister au client les précautions à prendre.

Une analyse du marché et des capacités d'innovation de l'entreprise doit ensuite être réalisée :

  • étude du marché global, physique et en ligne, de son client ;
  • analyse des évolutions potentielles du marché existant, en termes de croissance et de réglementation ;
  • veille stratégique sur les prochaines innovations à venir, en lien avec le e-commerce et le secteur du produit ou du service vendu.

Enfin, l'expert-comptable peut assister son client dans une définition précise de l'offre de produits et/ou de services en ligne.

Collecte des données stratégiques

La stratégie de différenciation par rapport aux concurrents sur le marché est d'autant plus importante que la vente en ligne est ultra-concurrentielle. L'expert-comptable peut assister l'e-commerçant pour réaliser une analyse sectorielle adaptée à son secteur et à la vente sur internet.

Il pourra l'aider à identifier une stratégie commerciale et marketing sur internet et à mettre en place des actions concrètes comme :

  • le recours au référencement naturel et/ou payant ;
  • l'affiliation à des réseaux de sites partenaires ;
  • la présence active sur les réseaux sociaux (Viadeo, LinkedIn, Youtube).

Le client doit également prendre conscience de l'importance de la mise en place d'une stratégie logistique de production et de distribution propre au canal e-commerce, une boutique en ligne étant ouverte 24h/24.

Enfin, par la mise en place d'une veille technologique, l'expert-comptable peut aider son client à suivre les innovations futures de la boutique en ligne. Au c½ur d'une révolution numérique sans précédent et d'une démocratisation des technologies de réalité augmentée et de reconnaissance optique, le professionnel e-commerçant se doit d'être à l'affût des dernières technologies existantes pour attirer le client sur internet.

Collecte des données financières prévisionnelles

L'estimation des ventes de produits et services liés à la boutique en ligne présente quelques spécificités. En effet l'expert-comptable pourra s'appuyer sur le prix unitaire et le volume estimé des produits et services vendus, mais aussi sur les prévisions d'audience (sur Google Analytics) du site et le montant du panier moyen fixé. Le client e-commerçant pourra utiliser des outils d'analyse, tels que Google Analytics, Woorank web Analytics ou encore Alexa.

De la même manière concernant l'estimation des charges, l'expert-comptable doit affecter les coûts traditionnels directs liés aux ventes des biens et services, mais aussi les coûts liés à l'exploitation et à la maintenance du site internet, ou encore les commissions liées aux paiements sécurisés. Pour la première année d'exercice de l'activité en ligne, le professionnel veillera également à prendre en compte les dépenses spécifiques de création de la boutique en ligne.

Exemple

Cette réflexion peut porter sur :

  • la mise en place d'un porte-monnaie numérique (Paypal, Stripe, ...) ;
  • l'utilisation d'un protocole sécurisé de connexion ;
  • l'utilisation de la signature électronique pour le transfert des données ;
  • l'utilisation d'une caisse enregistreuse, dans le cadre de la vente de biens à des particuliers.

Le professionnel e-commerçant doit également veiller à la correcte mise en place des réglementations juridiques applicables, notamment concernant la protection des données personnelles de ses clients (RGPD) et concernant les droits des clients e-commerce (Loi Hamon).

L'expert-comptable a également un rôle important à jouer dans le choix du nom de domaine. Au-delà d'une assistance dans le choix d'un prestataire accrédité AFNIC (Association Française pour le Nommage Internet en Coopération), le client peut être accompagné dans l'examen des options stratégiques, marketing, mais également juridiques du choix du nom.

L'expert-comptable peut également, s'il dispose des compétences nécessaires, conseiller le professionnel e-commerçant dans le choix du prestataire chargé du développement de la plateforme.

Remarque

De nombreuses plateformes « solidaires » ont notamment vu le jour afin d'aider les entreprises à surmonter la crise de la COVID-19. Ces dernières leur offraient donc un dispositif d'accompagnement à la digitalisation, un référencement gratuit ou moins cher pendant la phase de confinement.

Mise en place du business plan adapté à la stratégie e-commerce

L'expert-comptable valorise ses compétences techniques dans la prise en compte des spécificités comptables à destination du dossier financier. A titre d'exemple, les points suivants peuvent être soulevés dans le bilan et le compte de résultat prévisionnel :

  • estimation du chiffre d'affaires et des charges par canal de ventes ;
  • comptabilisation des charges de création et de développement du site internet ;
  • valorisation comptable du site internet actif...

Les particularités fiscales liées à l'activité en ligne doivent être précisées dans la partie financière du business plan :

  • impacts potentiels de la TVA, et notamment de la TVA intracommunautaire en cas de vente au sein de l'Union européenne de biens ou de services (PBRD, vente à distance, prestations de services intracommunautaires...) ;
  • taxes sur le chiffre d'affaires ;
  • imposition du résultat fiscal, du fait de la localisation de l'imposition et de la territorialité de l'impôt.

D'autres éléments peuvent également impacter de manière spécifique le dossier financier du business plan d'un e-commerce, tels que :

  • l'embauche rapide d'un premier salarié pour la gestion de l'approvisionnement ou la mise à jour du site internet ;
  • des ressources de financements variées pour enrichir rapidement la plateforme en ligne avec de nouvelles technologies ;
  • la prise en compte, côté client, du délai de rétractation de 14 jours.

Cahier des charges fonctionnel : définition du périmètre et impacts sur la chaîne logistique

L'expert-comptable peut aider le client à définir les éléments suivants :

  • situation de la boutique en ligne par rapport à l'entité : existe-t-il d'ores et déjà une stratégie de vente en ligne dans l'entreprise ? S'agit-il d'une création pure et simple ? De l'ajout d'un nouveau canal ?
  • clientèle visée par la boutique en ligne : s'agit-il de ventes à destination des particuliers ? Des professionnels ?
  • qualité de l'expérience client attendue : la boutique en ligne a-t-elle pour unique objectif de vendre les produits ou services ? D'améliorer également l'expérience client en boutique physique, par exemple dans l'apport de compléments d'information ou de réductions ?
  • volumétrie des ventes prévisionnelles : les ventes prévues par le canal e-commerce nécessitent-elles de revoir le processus d'approvisionnement ? Les produits / services vendus sont-ils similaires à ceux vendus en boutique physique ?
  • organisation de la partie logistique des ventes e-commerce : comment sera organisé l'acheminement des produits ?
  • s'il ne dispose pas d'une boutique ou si c'est une plateforme de marché : le client aura-t-il recours au dropshipping ? Au Fulfillment By Amazon ?
  • s'il dispose d'une boutique physique : mettra-t-il en place le Click and Collect, aura-t-il recours à un prestataire externe pour livrer les produits ?

Cahier des charges fonctionnel : gestion du catalogue en ligne et impacts juridiques

Le cahier des charges fonctionnel doit impérativement faire état de la mise en place et de la gestion du catalogue de vente. Il s'agit bien entendu d'une obligation commerciale, mais également juridique. La capacité du futur e-commerçant, à réaliser lui-même les mises à jour, doit donc être vérifiée. S'il n'est pas suffisamment disponible, l'embauche d'un collaborateur devra être envisagée.

Avant la vente, l'e-commerçant a l'obligation de fournir des informations claires sur le produit vendu, les modalités de paiement et les éventuelles restrictions quant à la livraison. Le catalogue peut également être associé à de nombreux formats de présentation (images, vidéos, représentation interactive...), qui devront être présentés dans le cahier des charges.

Cahier des charges fonctionnel : politique de fixation des tarifs et des frais de port

L'expert-comptable peut renforcer son devoir d'information et de conseils en assistant le dirigeant dans la définition de ses tarifs :

  • identification du tarif à facturer en fonction du compte de résultat prévisionnel par produit ou service ;
  • sensibilisation sur l'affectation d'un taux de TVA spécifique en fonction de la qualité du preneur ;
  • alerte sur la mention explicite des méthodes de remises et réductions affectées à certains produits ou services (en valeur, en pourcentage...).

L'expert-comptable accompagne également son client dans le traitement comptable des risques liés aux ventes (provision pour risques et charges).

Cahier des charges fonctionnel : identification de la stratégie marketing

La stratégie marketing globale de l'e-commerçant doit également être intégrée dans le cahier des charges car elle aura des effets directs sur la conception de la plate-forme en ligne.

On peut retrouver les éléments suivants :

  • options de sources de référencement naturels et/ou payants ;
  • réalisation de ventes exceptionnelles et limitées dans le temps ;
  • mise en place d'un programme de fidélité ;
  • mise en place d'un système de Click and Collect.

Chacune de ces stratégies a un impact comptable direct dans le coût de développement et de déploiement, mais aussi dans la comptabilisation des écritures d'inventaire spécifique (dans le cas des bons de réduction par exemple).

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Cahier des charges fonctionnel : focus sur les aspects technologiques

Le cahier des charges doit également intégrer un descriptif sur les techniques de sécurité nécessaires à la vente en ligne, et en particulier dans le cadre des paiements à distance. De nombreuses options de paiement en ligne existent, le professionnel veillera à proposer une solution adaptée aux besoins du client en favorisant l'intégration des données dans le système comptable.

Le cahier des charges fonctionnel prévoit également d'inscrire le mode d'administration du site, notamment la gestion des habilitations et les accès administrateur de la boutique en ligne. Il est utile également dans cette partie de préciser les cas de maintenance nécessitant une fermeture temporaire du site (et donc un arrêt des ventes).

Par ailleurs, le cahier des charges détaille le choix et les options de la plateforme technique à utiliser. De la même manière, de nombreuses solutions existent, à tous niveaux et à tous les prix.

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