Depuis le 1er janvier 2022, pour les employeurs de 11 salariés et plus, la transmission de l'attestation employeur à Pôle emploi se fait exclusivement par voie électronique, soit par le logiciel de paie si l'employeur est dans le périmètre de la déclaration sociale nominative (DSN), soit par son espace employeur sur le site de pole-emploi.fr.
Pour rappel, seuls les employeurs de moins de 11 salariés ou qui ne relèvent pas de la DSN peuvent encore transmettre une attestation papier (accessible par l'espace employeur sur pole-emploi.fr, ou en contactant Pôle emploi au 3995).
En 2022, seul le signalement fin de contrat de travail unique (FCTU) est encore accepté en DSN et l'ancien signalement d'événement FCT sera définitivement fermé à compter du 30 septembre 2022.
L'usage de l'« Attestation Employeur Dématérialisée » (AED) sera lui définitivement fermé le 30 novembre 2022.
La procédure était relativement simple. Le comptable de l'entreprise ou le gestionnaire de paie générait une attestation destinée à Pôle emploi et la remettait, après signature, au salarié sur le point de quitter l'entreprise.
Ce système semble toujours utilisé par certaines entreprises, pas toujours à l'aise avec la DSN, ne souhaitant pas utiliser les fonctionnalités plus récentes des logiciels ou saisir les données soit sur le site de Pôle emploi (avec un accès réservé à l'entreprise) soit sur net-entreprises.
Jusqu'à présent, ces attestations non conformes ont pu être acceptées pour ne pas pénaliser le demandeur d'emploi, pas toujours en capacité d'en réclamer une autre à son ancien employeur. Elles étaient parfois incomplètes et retardaient la prise en charge (allocations chômage) des demandeurs d'emploi.
Ces anciens modèles d'attestations issues des logiciels de paie ou en version papier (mauvais CERFA) sont en principe rejetées depuis le 1er juin 2021. Les petites entreprises (moins de 11 salariés) sont invitées à contacter Pôle emploi pour obtenir un modèle à jour.
Les modalités de délivrance des attestations employeurs
L'attestation Pôle emploi est en principe remise au salarié par l'employeur à l'expiration ou à la rupture du contrat de travail. Elle est alors transmise à l'employeur par Pôle emploi après réception du signalement de la rupture du contrat de travail via la DSN.
C'est ce que l'on appelle le signalement de fin de contrat de travail en DSN.
Ce signalement est obligatoire pour les entreprises de 11 salariés et plus. Ces entreprises ne peuvent plus utiliser d'attestation papier.
Dans les entreprises qui emploient des populations hors champ de la DSN (intermittents du spectacle, dockers, marins...), l'utilisation d'un formulaire dématérialisé est possible :
- dans l'espace employeur sur le site de Pôle emploi ;
- via l'attestation employeur par saisie du site net-entreprises.fr
Les entreprises de moins de 11 salariés qui ont encore la possibilité de réaliser des envois au format papier, sont également encouragées à utiliser la DSN ou à procéder à la saisie des données sur le site de Pôle emploi (espace employeur). Selon l'Unedic, c'est le seul moyen d'être certain de transmettre une attestation à jour et d'éviter le rejet.
Le principe des attestations : la preuve des droits des salariés
L'attestation employeurs destinée à Pôle emploi doit être transmise d'abord par voie dématérialisée à Pôle emploi. Il faut ensuite la remettre au salarié pour lui permettre de faire valoir ses droits à l'issue de son contrat de travail.
Si elle n'est pas remise au salarié à la fin de son contrat, ce dernier peut saisir le conseil des prud'hommes et réclamer des dommages et intérêts dans les cas les plus graves.
L'attestation contient en principe le détail des rémunérations perçues (avec le nombre d'heures) au cours des 12 derniers mois (ou du 1er jour du contrat de travail au dernier jour travaillé pour un contrat plus court). Elle contient aussi le détail des sommes portées sur la dernière fiche de paie du salarié avec l'indemnité compensatrice de congés payés, le nombre de jours de congés, l'indemnité de licenciement ou l'indemnité de précarité par exemple.
Avec une attestation employeur rejetée par Pôle emploi, le salarié peut revenir vers son ancien employeur pour demander une nouvelle attestation à jour.
Que faire avec l'attestation Pôle emploi ?
L'attestation Pôle emploi est en principe remise au salarié. Ce dernier doit la transmettre à Pôle emploi pour bénéficier de ses droits à allocations chômage. S'il ne s'inscrit pas à Pôle emploi immédiatement, il doit tout de même la conserver jusqu'à la prochaine inscription à Pôle emploi.
